Veri işleme sözleşmesi

PrivadiOffice'i işletmenizi yönetmek için kullanıyorsunuz. Bunu yaparken biz olmayan kişilerin verilerini saklıyorsunuz: müşterileriniz, çalışanlarınız, muhataplarınız. Bu verilerden siz sorumlusunuz. Biz onları yalnızca siz bizi görevlendirdiğiniz için saklar ve işleriz.

Kendi verilerinize ne olduğu gizlilik politikasında yazılıdır, burada değil.

Konu: müşteri, teklif, fatura, randevu, gider, yazı ve çalışan yönetimi için PrivadiOffice yazılımının sağlanması ve işletilmesi.

Web sitesi: M veya L web sitesini aldıysanız, buna ait e-posta kutularını da (M için bir, L için beş) işletir ve içindeki e-postaları sizin için Almanya'daki barındırma sağlayıcımızda saklarız.

Süre: kullanım sözleşmesinin süresi boyunca, deneme süresi dâhil.

Nitelik ve amaç: girdiğiniz verilerin saklanması, düzenlenmesi, okunması, değiştirilmesi, silinmesi ve iletilmesi; yalnızca yazılımın işlevlerini size sunmak amacıyla.

İlgili kişiler: müşterileriniz ve onların muhatapları, çalışanlarınız ve adaylarınız, tedarikçileriniz.

Veri türleri: temel veriler (ad, firma, adres), iletişim bilgileri, sözleşme ve fatura verileri, randevu verileri ve — çalışan yönetimini kullanıyorsanız — doğum tarihi ve yeri, uyruk, vergi kimlik numarası, vergi sınıfı, mezhep, sosyal güvenlik numarası, sağlık sigortası, banka bilgileri ve iş ilişkisine dair bilgiler dâhil personel temel verileri.

Not: mezhep, GDPR md. 9 uyarınca özel nitelikli kişisel veridir. Yalnızca bordro için gerçekten gerekli olduğu ölçüde kaydedin.

Zaman kaydı ve devamsızlıkları kullanıyorsanız şunlar eklenir: çalışma saatleri (her görevin başlangıcı ve bitişi, atanan nesne, hesaplanan saatler, değişiklik kaydı) ve tür, dönem, durum ve notuyla devamsızlıklar.

Bir çalışanın belirli günlerde hasta olduğu bilgisi de GDPR md. 9 kapsamında özel nitelikli veridir. Devamsızlık türü olarak „hastalık“ kaydedin ve hiçbir teşhis girmeyin.

Kısmi ödemeleri, kasa defterini veya tersine yükümlülük esaslı faturalamayı kullanıyorsanız şu veri türleri eklenir: müşterilerinizin ödeme verileri (tutar, tahsilat günü, ödeme yöntemi — nakit, banka veya kart —, isteğe bağlı not ve kaydı yapan hesap), nakit kaydedilen ödemeler için kasa defterindeki ilgili kayıt ve bir müşterinin tersine yükümlülük kapsamında vergi borçlusu olarak sınıflandırılması ile muafiyet belgesinin geçerliliği. Bu bilgilere doğru fatura düzenlemek ve defter tutmak için ihtiyacınız vardır.

Aday listesini kullanıyorsanız şunlar eklenir: ad, kişinin başvurduğu iş, telefon numarası, e-posta adresi, serbest bir not ve kayıt tarihi. Adaylar çalışan değildir: bundan bir özlük dosyası ve bordro doğmaz, program da bu kayıtları kendiliğinden silmez.

Web sitesinin e-posta kutularını kullanıyorsanız şunlar eklenir: e-postalarınızın gönderenleri ve alıcıları ile e-postaların içeriği ve ekleri.

Verileri yalnızca talimatlarınız doğrultusunda işleriz. Öncelikli talimat, yazılımda kendi yaptıklarınızdır. Diğer talimatlar için office@privadi.net adresini kullanın.

Bir talimatı hukuka aykırı görürsek size bildiririz ve uygulanmasını askıya alabiliriz.

Müşterilerinizin ve çalışanlarınızın verilerini kendi amaçlarımız için kullanmayız — reklam için değil, analiz için değil, yazılımı geliştirmek için değil.

Verilere erişebilen tüm kişiler gizlilikle yükümlüdür. Şu anda bu yalnızca işletmecinin kendisidir. Arka ofis asistanını aldıysanız, Privadi'nin bunun için görevlendirdiği kişi (kendi çalışanları veya serbest çalışanlar) de eklenir; bu kişi göreve başlamadan önce yazılı olarak gizlilikle yükümlü kılınır ve yalnızca alınan işlevlerin verilerine erişir.

GDPR md. 32 uyarınca özellikle şu tedbirleri alırız:

• TLS üzerinden şifreli aktarım, tüm sayfalarda zorunlu
• Parolalar yalnızca özet değer olarak saklanır, asla açık metin hâlinde değil
• Veritabanında hesap ayrımı: her sorgu kendi hesabına göre filtrelenir
• Bir saat kullanılmadığında otomatik oturum kapatma
• Parola sıfırlama bağlantıları 60 dakika ve tam olarak bir kez geçerlidir
• Sunucu Almanya'da, erişim yalnızca anahtar dosyasıyla
• Sunucu sağlayıcısında sürümlemeli düzenli yedeklemeler
• İşletmecinin kullanıcıların müşteri verilerine erişimi yoktur; destek erişimi yalnızca açık, süreli onayla ve kayıt altında; arka ofis asistanı yalnızca onu aldıysanız

Koruma düzeyi düşmediği sürece bu tedbirleri geliştirebiliriz.

Aşağıdaki alt işleyenlerin kullanılmasına onay veriyorsunuz:

• STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin — sunucu işletimi ve yedeklemeler, web sitesi alındıysa alan adı ve e-posta kutuları da. Konum: Almanya. Ayrıca office@privadi.de gönderen adresimiz üzerinden e-posta gönderimi.

Privadi arka ofis asistanı olarak serbest çalışanlar görevlendirirse, bunlar alt işleyen sayılır. Yalnızca arka ofis asistanını aldıysanız çalışırlar ve sözleşmeyle bu sözleşmenin yükümlülüklerine bağlıdırlar.

Yeni bir alt işleyen eklenirse size önceden bildiririz. 14 gün içinde itiraz edebilirsiniz; bu durumda sözleşmeyi olağanüstü feshedebilirsiniz.

Kendi e-posta sağlayıcınız alt işleyen sayılmaz: faturalarınızın gönderimi, kendi girdiğiniz giden posta sunucusu üzerinden yürür.

İlgili kişilerin taleplerini yanıtlamanızda ve GDPR md. 32 ilâ 36 kapsamındaki yükümlülüklerinizi yerine getirmenizde size destek oluruz.

Kişisel verilerin korunmasının ihlal edildiğini öğrenirsek size gecikmeksizin bildiririz — böylece denetim makamına karşı kendi 72 saatlik sürenizi tutabilirsiniz.

Talep üzerine bu sözleşmeye uygunluğu size kanıtlarız. Makul ölçüde ve önceden haber vererek bundan emin olabilirsiniz. Diğer kullanıcıların işleyişi aksamasın diye bu öncelikle yazılı bilgi yoluyla gerçekleşir.

Kullanım sözleşmesi sona erdikten sonra sizin için işlenen verileri 30 gün içinde sileriz. Öncesinde bunları istediğiniz zaman kendiniz indirebilirsiniz.

Web sitesinin e-posta kutuları, web sitesi alındığı sürece var olur; ardından içerikleriyle birlikte sileriz. E-postalarınızı önceden yedekleyin.

Yasal saklama yükümlülüğüne tabi veriler bunun dışındadır. Bu veriler silinmek yerine bloke edilir.

İşlemede bir şey değişirse size yeni bir sürüm sunarız. Siz kabul edene kadar önceki sürüm geçerli kalır.

Bu sözleşmenin Almanca metni bağlayıcıdır.