اتفاقية معالجة البيانات
هذه ترجمة لتسهيل الاطلاع. في حال وجود اختلاف، النسخة الألمانية هي الملزمة قانونيًا.
الإصدار: 8. Oktober 2026
تُبرم هذه الاتفاقية بينك بصفتك المتحكّم وبين Privadi، Martin Schröder، Ernst-Kromayer-Straße 28، 06112 Halle (Saale)، ألمانيا، بصفته المعالِج. وتسري من لحظة قبولك لها عند التسجيل — أي أثناء فترة التجربة البالغة 30 يومًا أيضًا.
1. موضوع الاتفاقية
أنت تستخدم PrivadiOffice لإدارة نشاطك. وتخزّن بذلك بيانات أشخاص ليسوا نحن: عملاؤك وموظفوك وجهات الاتصال لديك. وأنت المسؤول عن هذه البيانات. ونحن نخزّنها ونعالجها لأنك كلّفتنا بذلك فحسب.
أما ما يحدث لبياناتك أنت فمذكور في سياسة الخصوصية وليس هنا.
2. الموضوع والمدة والطبيعة والغرض
الموضوع: توفير وتشغيل برنامج PrivadiOffice لإدارة العملاء وعروض الأسعار والفواتير والمواعيد والنفقات والخطابات والموظفين.
الموقع الإلكتروني: إذا حجزت الموقع M أو L، فإننا نشغّل أيضًا صناديق البريد الإلكتروني التابعة له (M صندوقًا واحدًا، وL خمسة) ونحفظ الرسائل فيها لحسابك لدى مزوّد الاستضافة لدينا في ألمانيا.
المدة: طوال مدة عقد الاستخدام، بما في ذلك فترة التجربة.
الطبيعة والغرض: تخزين البيانات التي تُدخلها وترتيبها وقراءتها وتعديلها وحذفها ونقلها، حصريًا لتوفير وظائف البرنامج لك.
3. الأشخاص المعنيون وفئات البيانات
الأشخاص المعنيون: عملاؤك وجهات الاتصال لديهم، وموظفوك والمتقدمون للعمل لديك، ومورّدوك.
فئات البيانات: البيانات الأساسية (الاسم، الشركة، العنوان)، وبيانات الاتصال، وبيانات العقود والفوترة، وبيانات المواعيد، وكذلك — إن استخدمت إدارة الموظفين — البيانات الأساسية للموظفين بما فيها تاريخ الميلاد ومكانه والجنسية ورقم التعريف الضريبي والفئة الضريبية والطائفة الدينية ورقم التأمين الاجتماعي والتأمين الصحي وبيانات البنك وتفاصيل علاقة العمل.
ملاحظة: الطائفة الدينية فئة خاصة من البيانات الشخصية وفق المادة 9. فلا تُدخلها إلا بقدر حاجتك الفعلية إليها لحساب الرواتب.
إذا استخدمت تسجيل أوقات العمل والغيابات، تُضاف: أوقات العمل (بداية كل مهمة ونهايتها، والموقع المرتبط، والساعات المحسوبة، وسجل التعديلات) والغيابات بنوعها وفترتها وحالتها وملاحظتها.
كذلك تُعدّ المعلومة بأن موظفًا كان مريضًا في أيام بعينها فئة خاصة وفق المادة 9 من اللائحة العامة لحماية البيانات. سجّل نوع الغياب «مرض» فقط ولا تُدخل أي تشخيص طبي.
إذا استخدمت الدفعات الجزئية أو دفتر الصندوق أو الفوترة وفق نقل عبء الضريبة، تُضاف الفئات التالية: بيانات دفع عملائك (المبلغ، تاريخ الاستلام، طريقة الدفع — نقدًا أو تحويلًا أو بطاقة —، ملاحظة اختيارية، والحساب الذي سجّلها)، والقيد المقابل في دفتر الصندوق للمدفوعات النقدية، وكذلك تصنيف العميل ضريبيًا بوصفه المدين بالضريبة وفق نقل العبء مع صلاحية شهادته. تحتاج هذه البيانات لإصدار فاتورة صحيحة ولمسك دفاترك.
إذا استخدمت قائمة المتقدمين، تُضاف: الاسم، والوظيفة التي تقدّم إليها الشخص، ورقم الهاتف، والبريد الإلكتروني، وملاحظة حرة، وتاريخ التسجيل. والمتقدمون ليسوا موظفين: لا ينشأ عن ذلك ملف شخصي ولا كشف رواتب، والبرنامج لا يحذف هذه السجلات من تلقاء نفسه.
إذا كنت تستخدم صناديق البريد الإلكتروني الخاصة بالموقع، تُضاف: مرسلو رسائلك ومستلموها، وكذلك محتوى الرسائل ومرفقاتها.
4. الالتزام بالتعليمات
نعالج البيانات حصريًا وفق تعليماتك. ويُعد ما تفعله في البرنامج نفسه التعليمة الأساسية. أما التعليمات الأخرى فتوجَّه إلى office@privadi.net.
وإذا رأينا أن تعليمة ما مخالفة للقانون، أبلغناك بذلك وجاز لنا تعليق تنفيذها.
ولا نستخدم بيانات عملائك وموظفيك لأي غرض خاص بنا — لا للإعلان ولا للتحليل ولا لتطوير البرنامج.
5. السرية
جميع الأشخاص الذين يمكنهم الوصول إلى البيانات ملزمون بالسرية. وهو حاليًا المشغّل نفسه حصريًا. وإذا حجزت مساعد المكتب الخلفي، يُضاف الشخص الذي تستعين به Privadi لهذا الغرض (من موظفيها أو من المتعاونين المستقلين)؛ ويُلزَم كتابيًا بالسرية قبل بدء عمله ولا يصل إلا إلى بيانات الوظائف المحجوزة.
6. التدابير التقنية والتنظيمية
وفقًا للمادة 32 نتخذ على وجه الخصوص التدابير التالية:
- نقل مشفَّر عبر TLS، مفروض على جميع الصفحات
- تُخزَّن كلمات المرور كقيمة تجزئة فقط، وليس بنص واضح
- فصل الحسابات في قاعدة البيانات: كل استعلام مُقيَّد بالحساب الخاص
- تسجيل خروج تلقائي بعد ساعة من عدم الاستخدام
- روابط إعادة تعيين كلمة المرور صالحة 60 دقيقة ولمرة واحدة فقط
- موقع الخادم في ألمانيا، والوصول عبر ملف مفتاح فقط
- نسخ احتياطية منتظمة مع حفظ الإصدارات لدى مزوّد الخادم
- لا وصول للمشغّل إلى بيانات عملاء المستخدمين؛ ووصول الدعم فقط بموافقة صريحة ومحدودة المدة ومع التسجيل؛ ومساعد المكتب الخلفي فقط إذا حجزته
ويجوز لنا تطوير هذه التدابير ما دام مستوى الحماية لا ينخفض.
7. المعالِجون من الباطن
توافق على الاستعانة بالمعالِجين من الباطن التاليين:
- STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin — تشغيل الخادم والنسخ الاحتياطية، وعند حجز الموقع الإلكتروني أيضًا النطاق وصناديق البريد الإلكتروني. الموقع: ألمانيا. وكذلك إرسال رسائل البريد الإلكتروني عبر عنوان المُرسِل الخاص بنا office@privadi.de.
إذا استعانت Privadi بمتعاونين مستقلين كمساعدين للمكتب الخلفي، فإنهم يُعدّون معالِجين من الباطن. ولا يعملون إلا إذا حجزت مساعد المكتب الخلفي، وهم ملزمون تعاقديًا بالتزامات هذه الاتفاقية.
وإذا أُضيف معالِج آخر من الباطن، أبلغناك مسبقًا. ويمكنك الاعتراض خلال 14 يومًا؛ وعندئذ يحق لك إنهاء العقد استثنائيًا.
ولا يُعد مزوّد بريدك الإلكتروني معالِجًا من الباطن: فإرسال فواتيرك يتم عبر خادم البريد الصادر الذي تُدخله بنفسك.
8. الدعم وواجبات الإبلاغ
ندعمك في الرد على طلبات الأشخاص المعنيين وفي الوفاء بواجباتك وفق المواد 32 إلى 36.
وإذا عَلِمنا بانتهاك لحماية البيانات الشخصية، أبلغناك دون تأخير — لتتمكن من الالتزام بمهلة الـ72 ساعة تجاه الهيئة الرقابية.
9. الإثبات والرقابة
نُثبت لك عند الطلب التزامنا بهذه الاتفاقية. ويمكنك التحقق من ذلك بقدر معقول وبعد إشعار مسبق. ويتم ذلك في المقام الأول عبر إفادة كتابية حتى لا يتعطل عمل المستخدمين الآخرين.
10. الحذف بعد انتهاء العقد
بعد انتهاء عقد الاستخدام نحذف البيانات المعالَجة لحسابك خلال 30 يومًا. ويمكنك قبل ذلك تنزيلها بنفسك في أي وقت.
تبقى صناديق البريد الإلكتروني الخاصة بالموقع قائمة ما دام الموقع محجوزًا؛ وبعد ذلك نحذفها مع محتواها. احفظ رسائلك قبل ذلك.
ويُستثنى ما يقع علينا بشأنه التزام قانوني بالحفظ. فتُحجب هذه البيانات بدلًا من حذفها.
11. التعديلات
إذا تغيّر شيء في المعالجة، قدّمنا لك إصدارًا جديدًا. وإلى أن تقبله يبقى الإصدار السابق ساريًا.
والنسخة الألمانية من هذه الاتفاقية هي الملزمة.