سياسة الخصوصية

Privadi, Martin Schröder Ernst-Kromayer-Straße 28 06112 Halle (Saale) Telefon: 0155 656 999 69 E-Mail: office@privadi.net

لا يوجد مسؤول عن حماية البيانات؛ إذ لا تتوافر الشروط القانونية لتعيينه.

يفصل PrivadiOffice عن قصد بين نوعين من البيانات.

بياناتك أنت — حسابك وبيانات شركتك وإعداداتك. نحن المسؤولون عنها، وهذه السياسة تتناولها.

بيانات عملائك وموظفيك التي تُدخلها في PrivadiOffice. أنت المسؤول عنها. نحن نحفظها لك فقط ولا نطّلع عليها. وينظّم ذلك اتفاقية معالجة البيانات.

لا يوجد في PrivadiOffice أي وصول يمكّننا من الاطّلاع على بيانات عملاء مستخدمينا دون إذنهم. وإذا احتجت إلى مساعدة واضطررنا للاطّلاع على حسابك، فلا يكون ذلك إلا بموافقتك الصريحة في الإعدادات ولمدة أقصاها 24 ساعة (البند 7). ويُسجَّل كل وصول من هذا النوع.

على خادم في ألمانيا تُشغّله شركة استضافة ألمانية. والاتصال مشفَّر (TLS). ولا يجري أي نقل إلى دول خارج الاتحاد الأوروبي، باستثناء الدفع عبر Stripe، إذ قد تُنقل البيانات فيه إلى الولايات المتحدة (البند 12).

توجد مع مزوّد الخادم اتفاقية معالجة بيانات وفقًا للمادة 28 من اللائحة العامة لحماية البيانات.

عند فتح الموقع تُعالَج بيانات تقنية يرسلها متصفحك: العنوان المطلوب، والوقت، وحجم البيانات المنقولة، والصفحة المُحيلة، ومعرّفات المتصفح ونظام التشغيل، وعنوان IP. وهذا ضروري تقنيًا لعرض الصفحة ويخدم أمن التشغيل.

الأساس القانوني هو المادة 6 (1) (و) من اللائحة. وتُحذف هذه السجلات خلال 7 أيام كحد أقصى.

نحصي بأنفسنا عدد مرات فتح الصفحة الرئيسية. ونخزّن عندئذٍ التاريخ فقط، والصفحة المفتوحة، والصفحة التي جاء منها الزائر إن وُجدت.

ومنذ 7 سبتمبر 2026 نخزّن إضافةً إلى ذلك بلد الزائر، أي رمز البلد فقط مثل «DE». ويُستنتج عند فتح الصفحة من عنوان IP على خادمنا الخاص بالاعتماد على قائمة بلدان محفوظة هناك. أما عنوان IP نفسه فلا يُخزَّن ولا يُنقل إلى أحد، ولا تُسأل أي خدمة خارجية. ولا يمكن الاستدلال من البلد على شخص ولا على مكان. وقائمة البلدان مصدرها DB-IP‏ (IP Geolocation by DB-IP، https://db-ip.com، رخصة CC BY 4.0).

ولا يُخزَّن: عنوان IP، ولا أي معرّفات، ولا ملفات تعريف ارتباط، ولا أي خصائص أخرى تتيح التعرّف على الزائر. ولا يُخزَّن شيء على جهازك ولا يُقرأ منه شيء. ولا تجري أي عملية تنميط.

ولا نستخدم خدمات خارجية مثل Google Analytics. الأساس القانوني هو المادة 6 (1) (و).

تشمل الإحصاءات نفسها أيضًا موقع العلامة privadi.com وبوابة الوساطة meine-reinigungsfirma.de، ويديرهما المسؤول نفسه. وتُحفظ القيم هنا معًا ولا يميزها سوى بادئة قبل عنوان الصفحة. وهنا أيضًا لا تُخزَّن عناوين IP ولا أي معرفات.

يستخدم PrivadiOffice ملف تعريف ارتباط واحدًا ضروريًا تقنيًا: ملف جلسة تسجيل الدخول. وبدونه لن تتمكن من تسجيل الدخول. ولا يحتوي على خصائص إعلانية أو تحليلية.

أما مدة صلاحيته فتقررها أنت عند تسجيل الدخول. فبدون مربع «إبقائي مسجّل الدخول» يسجّل PrivadiOffice خروجك بعد ساعة واحدة من عدم النشاط. ومع تحديد المربع يبقى تسجيل الدخول صالحًا حتى 30 يومًا ويُجدَّد مع كل زيارة. ويمكنك إنهاؤه في أي وقت عبر «تسجيل الخروج» أو حذف بيانات المتصفح؛ ويسري المربع فقط على المتصفح أو التطبيق الذي حدّدته فيه.

لا توجد ملفات تعريف ارتباط إعلانية ولا ملفات لجهات خارجية. ولهذا لا يظهر أي إشعار بشأنها.

قبل إنشاء أي حساب، تؤكّد منذ 07‏/09‏/2026 عنوان بريدك الإلكتروني. عند تعبئة نموذج التسجيل نحفظ في البداية فقط: عنوان البريد الإلكتروني، والاسم (إن ذُكر)، واللغة المختارة، وقيمة تحقق لكلمة المرور، ووقت موافقتك على الشروط العامة وعقد معالجة البيانات مع إصدارهما، وقيمة تحقق لرابط التأكيد. ولا ننشئ الحساب إلا عندما تضغط على الرابط الوارد في الرسالة؛ وهو صالح لمدة 24 ساعة. وإذا لم تضغط عليه، تُحذف هذه البيانات تلقائيًا بعد انقضاء المهلة. الأساس القانوني هو المادة 6 (1) (ب) من اللائحة العامة لحماية البيانات للإجراء السابق للتعاقد، والمادة 6 (1) (و) لمصلحتنا المشروعة في منع التسجيل بعناوين غريبة أو مختلقة.

من أجل الحساب نعالج: عنوان البريد الإلكتروني، وكلمة المرور (كقيمة تجزئة فقط، وليس بنص واضح)، والاسم، وبيانات الشركة، والعنوان، وبيانات الاتصال، والرقم الضريبي ورقم ضريبة القيمة المضافة، وبيانات البنك للطباعة على الفواتير، وإعداداتك، ووقت التسجيل وآخر استخدام.

الأساس القانوني هو المادة 6 (1) (ب) — تنفيذ العقد.

اختياري لتقدير الضرائب: إذا أدخلت في الإعدادات بيانات حساب الضرائب — الشكل القانوني، ومعدل ضريبة التجارة في بلديتك، والتقدير المشترك مع شريك، والدخل الآخر، ومعدل ضريبة الكنيسة — فإنها تُخزَّن في حسابك. وتخدم فقط عرض رقم ضريبي تقريبي داخل البرنامج. ويجري الحساب على خادمنا، ولا يحدث أي نقل إلى مصالح الضرائب أو المستشارين الضريبيين أو أي طرف ثالث. وهذه البيانات اختيارية؛ وبدونها يحسب البرنامج وفق افتراضات قياسية. والأساس القانوني هو موافقتك وفق المادة 6 الفقرة 1 (أ) من اللائحة، ويمكنك سحبها في أي وقت بإفراغ الحقول.

مدة الحفظ: طوال مدة العقد. بعد انتهاء الاشتراك يبقى حسابك ومحتواك ثلاثة أشهر إضافية؛ خلال هذه المدة يمكنك تنزيل بياناتك، أما بقية الوظائف فتكون مقفلة. بعد ذلك يُحذف الحساب والمحتوى تلقائيًا ونهائيًا — ونذكّرك بالبريد الإلكتروني قبل 14 يومًا وقبل يوم واحد. وإذا حذفت حسابك بنفسك، يتم ذلك مباشرة بعد تأكيدك عبر البريد الإلكتروني. ويُستثنى ما يخضع لالتزام قانوني بالحفظ — إذ يجب علينا الاحتفاظ بالفواتير الصادرة إليك حتى عشر سنوات.

الملاحظات من داخل البرنامج: إذا أرسلت إلينا ملاحظة عبر بند «الملاحظات»، فإننا نحفظ رسالتك ونوع الملاحظة الذي اخترته ووقتها وارتباطها بحسابك. وتصل الرسالة نفسها أيضًا كبريد إلكتروني إلى صندوق بريدنا؛ ونحن من يحدد أي عناويننا يُستخدم. ونرسل إلى عنوان البريد الإلكتروني لحسابك تأكيدًا موجزًا بالاستلام بدون أي إعلان. الأساس القانوني هو المادة 6 الفقرة 1 (و) من اللائحة العامة لحماية البيانات؛ ومصلحتنا المشروعة هي تحسين البرنامج. وتُحذف ملاحظاتك بمجرد الانتهاء من الأمر، وبحد أقصى بعد ثلاث سنوات.

وصول الدعم (منذ 30.09.2026): يمكنك في الإعدادات منح دعم Privadi وصولًا إلى حسابك لمدة 24 ساعة. ولا يستطيع المشغّل (البند 1) فتح حسابك ورؤية ما تراه وتغيير شيء عند الحاجة إلا ما دام هذا الإذن ساريًا؛ ولا يحتاج إلى كلمة المرور الخاصة بك ولا يراها. ويمكنك إنهاء الإذن مبكرًا في أي وقت، فينتهي الوصول فورًا. ولهذا نحفظ وقت انتهاء الإذن، ولكل جلسة دعم مفتوحة بدايتها ونهايتها ومن فتحها، وفي السجل كل طلب مع وقته والعنوان الذي فُتح في البرنامج ونوع الطلب (عرض أو تغيير). ولا يُسجَّل في السجل أي محتوى يُعرض أو يُدخل أو يُغيَّر أثناء ذلك. ويمكنك رؤية السجل في الإعدادات. ونحذف قيود السجل والجلسات تلقائيًا بعد 12 شهرًا، وفورًا مع حسابك. الأساس القانوني هو المادة 6 الفقرة 1 (ب) من اللائحة العامة لحماية البيانات (المساعدة بناءً على طلبك في إطار عقد الاستخدام)، وبالنسبة للسجل المادة 6 الفقرة 1 (و)؛ ومصلحتنا المشروعة هي جعل كل وصول قابلًا للتتبع. وبقدر ما نرى أثناء ذلك بيانات عملائك وموظفيك، فإننا نعمل بصفتنا معالجًا لبياناتك وفق عقد معالجة البيانات.

وصول مكتب الضرائب الخاص بك (منذ 30.09.2026، باقة Avantgarde): يمكنك في الإعدادات دعوة مكتب الضرائب الخاص بك عبر البريد الإلكتروني. ولهذا نحفظ عنوان البريد الإلكتروني واسمًا اختياريًا وقيمة تحقق لرابط الدعوة مع مدة صلاحيته البالغة 7 أيام وقيمة تحقق لكلمة المرور التي يعيّنها مكتب الضرائب بنفسه (ولا تُحفظ أبدًا كنص صريح)، بالإضافة إلى وقت الدعوة وآخر تسجيل دخول. ونرسل الدعوة من عنوان المرسل الخاص بنا office@privadi.de (البند 9). ويسجّل مكتب الضرائب الدخول ببريده الإلكتروني وكلمة مروره الخاصين، ولا يمكنه إلا قراءة فواتيرك والإشعارات الدائنة وعروض الأسعار وتأكيدات الطلبات مع PDF وXRechnung، ومصروفاتك مع إيصالاتها، ودفتر الصندوق، ونظرة عامة على الإيرادات والمصروفات، وتصديرات هذه المستندات والمصروفات؛ ولا يمكنه تغيير أي شيء. وأنت وحدك تقرر ما إذا كنت ستمنح هذا الوصول ولمن. وبذلك تنقل البيانات الواردة في هذه المستندات، بما فيها بيانات عملائك، إلى مكتب الضرائب على مسؤوليتك الخاصة؛ ونحن نوفّر الوصول فقط. ويمكنك إزالة الوصول في أي وقت: فينتهي فورًا وتُحذف بيانات تسجيل دخوله، وكذلك مع حسابك. الأساس القانوني هو المادة 6 الفقرة 1 (ب) من اللائحة العامة لحماية البيانات تجاهك، والمادة 6 الفقرة 1 (و) تجاه مكتب الضرائب؛ ومصلحتنا المشروعة هي وصول خاص وآمن حتى لا تضطر إلى مشاركة كلمة المرور الخاصة بك.

يُدار بوابة الوساطة على meine-reinigungsfirma.de وPrivadiOffice من قبل المسؤول نفسه (انظر البند 1)، ويحتفظان منذ 04.09.2026 بحساب مشترك للشركات: تسجّل الدخول إلى الخدمتين بعنوان البريد الإلكتروني نفسه وكلمة المرور نفسها. لا توجد إعادة توجيه. ليس لعملاء البوابة من الأفراد حساب في PrivadiOffice؛ ولا نتلقى أي بيانات عنهم.

يوجد الحساب هنا لدى PrivadiOffice. عندما تسجّل شركة في البوابة كشريك، يُنشأ حسابها هنا؛ وتُرسل عندئذ الاسم وعنوان البريد الإلكتروني وكلمة المرور واسم الشركة ووقت الموافقة على الشروط وسياسة الخصوصية واتفاقية معالجة البيانات. نخزّن كلمة المرور فقط كقيمة تحقق، وليس كنص واضح أبدًا. عند كل تسجيل دخول إلى البوابة تمرّر البوابة عنوان البريد الإلكتروني وكلمة المرور إلى PrivadiOffice للتحقق؛ وتُجرى تغييرات كلمة المرور أو العنوان في البوابة هنا وتسري على الخدمتين.

إذا سجّلت الدخول هنا بحساب شركة كان موجودًا في البوابة فقط، يستعلم PrivadiOffice عن كلمة المرور لدى البوابة وينشئ الحساب المشترك في تلك اللحظة؛ وترسل البوابة الاسم واسم الشركة. تحصل الشركة القادمة من البوابة على باقة Equip؛ ونطلب الموافقة على اتفاقية معالجة البيانات عند الزيارة الأولى.

يبقى زر تسجيل الدخول عبر PrivadiOffice في البوابة: عند الضغط عليه نؤكد للبوابة عبر إثبات موقَّع (صالح 60 ثانية، يُستخدم مرة واحدة) أنك مسجل الدخول هنا؛ وتُرسل عنوان البريد الإلكتروني والاسم والباقة المحجوزة، وليس كلمة المرور. لا يمكن للحسابات الفرعية للموظفين استخدام هذا الطريق.

إذا كان لشركتك حساب شريك في البوابة، يعرض لك PrivadiOffice في النظرة العامة عدد المناقصات المفتوحة والطلبات والأعمال المُسندة من البوابة، وكذلك الطلبات والأعمال كلًّا على حدة. ولذلك يستعلم PrivadiOffice من البوابة بعنوان بريدك الإلكتروني. ولا تُسلّم البوابة بيانات الاتصال الخاصة بعميل من البوابة (الاسم، والشركة، والهاتف، وعنوان البريد الإلكتروني، والشارع) إلا إذا أتاحها العميل لشركتك تحديدًا أو تولّيت أنت طلبه. عندئذٍ يعرضها PrivadiOffice وينقلها إلى عرض سعر إذا رغبت في ذلك؛ ومن تلك اللحظة تكون مسؤولًا عن هذه البيانات كما أنت مسؤول عن بقية عملائك (البند 10). ويجري النقل بين خدماتنا الخاصة؛ ولا يُعد ذلك نقلاً إلى أطراف ثالثة. تحتفظ الخدمتان بقواعد بيانات منفصلة لمحتواهما. الأساس القانوني هو المادة 6(1)(ب) من اللائحة العامة لحماية البيانات.

إذا كنت عضوًا في Reinigungszentrale، تُحتسب رسوم عضويتك — المناطق و PrivadiOffice عند الاقتضاء — عبر حساب Stripe الخاص بـ PrivadiOffice (البند 12). ولهذا الغرض يطابق PrivadiOffice والبوابة الحالة داخل الخادم نفسه: ترسل البوابة عنوان البريد الإلكتروني والمناطق المختارة ونوع العملاء واللغة وما إذا كنت تريد إضافة PrivadiOffice أو إلغاءه؛ ويُبلغ PrivadiOffice البوابة بحالة الدفع وعدد المناطق المحتسبة وبداية الأيام المجانية لـ PrivadiOffice ونهايتها وتاريخ الانتهاء عند الإلغاء أو إنهاء العضوية، وعند الاقتضاء رابط فاتورة غير مدفوعة. الأساس القانوني هو المادة 6(1)(ب) من اللائحة العامة لحماية البيانات.

الوحدات والباقات (منذ 07.10.2026): إذا حجزت هنا وحدات أو باقة ولم يكن في بوابة الوساطة بعدُ حساب بعنوان بريدك الإلكتروني، ننشئ هناك بعد الدفعة الأولى قيدًا لشركتك باستخدام بيانات حسابك (الاسم، عنوان البريد الإلكتروني، اسم الشركة، الشارع، الرمز البريدي، المدينة، الهاتف) والاختيار المحجوز؛ وبذلك تصبح عضوًا مجانًا. ولا يصبح القيد مرئيًا للعموم إلا بعد تقديم المستندات وموافقتنا على الشركة. وتتبادل البوابة و PrivadiOffice الاختيار المحجوز حتى تعرض الخدمتان الحالة نفسها. والأساس القانوني هو المادة 6 (1) (ب) من اللائحة العامة لحماية البيانات.

الحذف: يسري على الحساب المشترك البند 7. عندما يُحذف حسابك هنا — بناءً على طلبك أو تلقائيًا بعد ثلاثة أشهر من انتهاء الاشتراك — يُحذف في الخطوة نفسها وصولك وعروضك ورسائلك وأذونات مشاركة البيانات في البوابة، ولا تعود شركتك مرئية لأحد هناك. يبقى سجل شركتك ومستنداتك محفوظة في البوابة بعد ذلك ثلاث سنوات حتى يمكن تسوية المطالبات الناشئة عن الأعمال المُوسَّطة، ثم تُحذف تلقائيًا (التفاصيل في سياسة خصوصية البوابة، البند 7). لا يمكن إنهاء الحساب والعضوية كلٌّ على حدة؛ وإذا كنت تدفع رسوم العضوية عبر البوابة، يمكنك إلغاء PrivadiOffice وحده هناك.

إذا أرسلت فواتير أو عروض أسعار من PrivadiOffice، فإن ذلك يتم عبر خادم البريد الصادر لمزوّدك أنت، الذي تُدخله في الإعدادات. أي أن الرسالة تصدر منك لا منّا. وتُحفظ بيانات دخولك لهذا الغرض مشفّرة في حسابك.

وإذا لم تُدخل صندوق بريد خاصًا بك، فمنذ 29‏/08‏/2026 نرسل الرسالة عبر مُرسِلنا office@privadi.de. ويظهر اسم شركتك كمُرسِل، وتصل ردود عملائك إلى عنوان شركتك. ويعالج مزوّد بريدنا في ذلك اسم عميلك وعنوانه والفاتورة المرفقة؛ وهو بهذا القدر معالِج نيابةً عنّا. ولا نحفظ الرسائل لدينا.

إذا تعذّر تسليم رسالة مُرسلة عبر office@privadi.de، فإننا منذ 23.09.2026 نقيّم رسالة الخطأ الصادرة عن خادم البريد أو رسالة الارتداد من الخادم المستقبِل (المستلم، الموضوع، السبب) ونبلغ بذلك صناديق البريد الخاصة بنا لمعالجة المشكلة. تظهر عناوين عملائك فقط باسم مزوّد البريد (الجزء الذي يلي @). لا يُحفظ أي من ذلك في قاعدة بياناتنا. الأساس القانوني هو المادة 6 الفقرة 1 (و) من اللائحة العامة لحماية البيانات؛ ومصلحتنا المشروعة هي التسليم الموثوق.

أما رسائل النظام التي تخصّك شخصيًا — مثل رابط إعادة تعيين كلمة المرور — فنستخدم لها مُرسِلنا الخاص.

إذا أنشأت فاتورة متكررة، تُنشأ الفاتورة تلقائيًا في اليوم الذي حددته، وتُرسل — إن اخترت ذلك — إلى العميل المسجَّل دون تدخل إضافي منك. ولهذا الغرض تعمل على الخادم عملية مجدولة زمنيًا تتحقق مرة واحدة يوميًا من السلاسل المستحقة. ولا تُعالَج في ذلك بيانات غير التي تُعالَج عند إرسال فاتورة يدويًا؛ الفارق الوحيد أن المشغِّل هو الساعة بدلًا من نقرتك. وتبقى المسؤولية عن الإرسال لديك.

منذ 29‏/08‏/2026 يسأل البرنامج عن المستلمين قبل الإرسال. ويكون العنوان المحفوظ لدى العميل مُعبّأً مسبقًا؛ ويمكنك تغييره لهذه الرسالة وحدها، أو إضافة عناوين أخرى، أو إرسال نسخة إلى نفسك. وتُستخدم هذه العناوين لهذا الإرسال فقط ولا تُحفظ — ولا يتغيّر العنوان بشكل دائم إلا في بيانات العميل.

النشرة الإخبارية (منذ 18.09.2026): نرسل إليك من حين لآخر أخبارًا عن PrivadiOffice وبوابة الوساطة إلى عنوان البريد الإلكتروني الخاص بحسابك. الأساس القانوني هو المادة 7 الفقرة 3 من قانون المنافسة غير المشروعة (الإعلان عن خدمات مماثلة خاصة بنا للعملاء الحاليين) بالاقتران مع المادة 6 الفقرة 1 (و) من اللائحة العامة لحماية البيانات. لهذا الغرض نحفظ عنوان بريدك الإلكتروني واسمك واللغة ومصدر العنوان وأوقات التسجيل والتأكيد وآخر رسالة والاعتراض. في أسفل كل رسالة يُذكر سبب وصولها ورابط لإلغاء الاشتراك — نقرة واحدة تكفي، دون تسجيل دخول ودون أسئلة إضافية. بعد ذلك يبقى عنوانك مسجلاً كملغى الاشتراك حتى لا يُضاف مرة أخرى بالخطأ. ومن يسجل بنفسه عبر أحد مواقعنا يتلقى أولاً رسالة تحتوي على رابط تأكيد؛ ومن دون هذه النقرة لا نرسل شيئًا.

ما تُدخله في PrivadiOffice عن عملائك وموظفيك نعالجه حصريًا بتكليف منك ووفق تعليماتك. ولهذا تسري بيننا اتفاقية معالجة بيانات وفقًا للمادة 28، تُبرمها عند التسجيل ويمكنك الاطّلاع عليها في أي وقت.

مهم لك: أنت المتحكّم تجاه عملائك وموظفيك. لذا عليك إبلاغهم بأنك تعالج بياناتهم — وهذا تغطّيه سياسة الخصوصية الخاصة بك، لا سياستنا.

منذ 23.08.2026 تسجّل استمارة الموظف بيانات إضافية عن موظفيك: الجنس، واسم العائلة عند الولادة وبلد الولادة، والمؤهل الدراسي والمهني، ونوع التأمين الصحي، وصفة الوالدية، وعند الاقتضاء تصريح الإقامة وتصريح العمل، ودرجة الإعاقة، وبيانات التأمين الصحي الخاص، ومساهمات تكوين المدخرات، والمعاش التقاعدي المهني، وكذلك الحجز على الأجر. وتُعد درجة الإعاقة وبيانات التأمين الصحي بيانات صحية، والحجز كذلك يستوجب حماية خاصة؛ وأنت تجمعها بصفتك المسؤول، وفقط بالقدر اللازم لحساب الرواتب والإبلاغ إلى التأمين الاجتماعي.

يحذف البرنامج بيانات الحجز من تلقاء نفسه: بعد ست سنوات من نهاية السنة التي ينتهي فيها الحجز أو يترك فيها الموظف العمل، أيهما يأتي لاحقًا. وتوافق هذه المدة التزام حفظ حساب الأجور وفق § 41 EStG. أما بقية البيانات فتبقى محفوظة إلى أن تحذف الموظف.

يمكنك لكل موظف حفظ مستندات ضمن „المستندات“ تُنشأ من بياناته الأساسية — عقد العمل واستمارة الموظف. تُخزَّن كنص في حسابك على الخادم نفسه الذي تُحفظ عليه بقية بياناتك، ولا نطّلع عليها. وعند حذف الموظف تُحذف مستنداته معه؛ ويمكنك حذف أي مستند منفرد في أي وقت. أما مدة الاحتفاظ بملفات الموظفين فتخضع للمهل الضريبية والتأمينية السارية عليك بصفتك صاحب العمل — وهذا قرارك أنت، لا قرارنا.

إذا استخدمت تسجيل أوقات العمل، فإنك تعالج أوقات عمل موظفيك: بداية كل مهمة ونهايتها، والموقع المرتبط بها، والساعات المحسوبة من ذلك، وكذلك كل تعديل لاحق مع وقته ومَن أجراه. وسجل التعديلات ليس إضافة اختيارية بل نتيجة لواجب التوثيق الواقع عليك وفق § 17 MiLoG. ومن البيانات نفسها تنشأ تهيئة الرواتب الشهرية لمكتب الضرائب ومعاينة تكاليف الأجور؛ وبعد إقفال الشهر لا يمكن تغييره دون أن يظهر ذلك.

كذلك تسجّل الغيابات: الإجازة، والمرض، والإجازة بدون أجر، والعطل الرسمية، مع الفترة وحالة الطلب وملاحظة حرة. وإذا أبلغ موظفوك بأنفسهم عبر وصولهم الشخصي، فإن السجلات تنشأ هناك. وكون شخص مريضًا في أيام بعينها هو من البيانات الصحية بمفهوم المادة 9 من اللائحة العامة لحماية البيانات. أنت تجمعها بصفتك المسؤول، وفقط بالقدر اللازم لاستمرار صرف الأجر وتخطيط الإجازات والوفاء بواجبات التوثيق لديك؛ أما بالنسبة لنا كمعالِج فتنطبق المادة 9(2)(ب) مع اتفاقية معالجة البيانات. ولا مكان للتشخيصات الطبية في حقل الملاحظات — فهي غير لازمة لأيٍّ من هذه الأغراض.

تبقى الأوقات والغيابات محفوظة إلى أن تحذف الموظف. أما مدد الحفظ التي تسري عليك — مثل سنتين للسجلات وفق § 17 MiLoG — فتتحدد بواجباتك أنت بصفتك صاحب عمل.

إذا سجّلت متقدمين (الموظفون ← المتقدمون)، فإنك تعالج بيانات أشخاص لا يعملون لديك بعد: الاسم، والوظيفة التي تقدّموا إليها، ورقم الهاتف، والبريد الإلكتروني، وملاحظة حرة، وتاريخ التسجيل. لا يطلب البرنامج أكثر من ذلك. هذه البيانات قائمة بذاتها: لا تنتمي إلى ملف شخصي ولا تدخل في أي كشف رواتب. أنت تجمعها بصفتك المسؤول. أما مدة الاحتفاظ بها فتتبع غرضك — وبعد الرفض جرت العادة على نحو ستة أشهر، إذ يمكن خلال هذه المدة المطالبة بحقوق وفق § 15 AGG ورفع دعوى بشأنها. لا يحذف البرنامج المتقدمين من تلقاء نفسه؛ تحذف السجل بزر الحذف في سطره. ولا تُدرَج في حقل الملاحظة بيانات عن الصحة أو الأصل أو الدين أو ما شابه.

منذ 29‏/08‏/2026 يسجّل البرنامج لكل فاتورة وقتين إضافيين: متى طُبعت آخر مرة ومتى أُرسلت إلى عميلك بالبريد الإلكتروني. كلاهما يصف إجراءك أنت وليس بيانات إضافية عن عميلك؛ ويظهران في لوحة المعاينة بجانب قائمة الفواتير ويُحذفان مع الفاتورة.

إذا غيّرت دفعة مسجّلة أو تراجعت عنها، يسجّل البرنامج ذلك أيضًا: الوقت والحساب الذي سجّل الدخول والقيمة السابقة. هذا ليس تقييمًا لسلوكك بل إمكانية التتبّع التي تتطلبها مبادئ المحاسبة السليمة عند التصحيح. تُحذف هذه القيود مع الفاتورة.

اعتبارًا من 29.08.2026 يمكنك تسجيل مدفوعات عملائك على دفعات جزئية أيضًا. لكل دفعة يحفظ البرنامج المبلغ وتاريخ الاستلام وطريقة الدفع (نقدًا أو تحويلًا بنكيًا أو بطاقة أو غير ذلك) وملاحظة اختيارية والحساب الذي سجّلها. تتعلق هذه البيانات بسلوك السداد لدى عميلك وتُحذف مع الفاتورة. أما في مصروفاتك الخاصة فيحفظ البرنامج إضافةً إلى ذلك يوم السداد وطريقة الدفع؛ وهذا يخص منشأتك لا عملاءك.

منذ 30.08.2026 يوجد دفتر صندوق. يحتوي على معاملاتك النقدية مع التاريخ والنوع والمبلغ ونسبة الضريبة والغرض ومرجع المستند والرصيد الجاري؛ وإذا نشأ القيد من دفعة عميل يظهر رقم الفاتورة بجانبه. هذا يخص منشأتك ولا يضيف أي بيانات جديدة عن عميلك. لا تُعدَّل القيود ولا تُحذف أبدًا — يُضاف التصحيح كقيد عكسي مستقل وفق القانون. يُحذف دفتر الصندوق مع حسابك فقط.

كذلك منذ 30.08.2026 يمكنك تسجيل أن العميل يتحمل ضريبة القيمة المضافة بنفسه، وحفظ صلاحية شهادته. كلاهما بيانات ضريبية عن شريكك التجاري لازمة لإصدار فاتورة صحيحة؛ وتُحذف مع العميل.

الفواتير الواردة كفواتير إلكترونية (منذ 30.09.2026): إذا رفعت ضمن «المصروفات» فاتورة إلكترونية (XRechnung أو ZUGFeRD)، يقرأ خادمنا وحده البيانات الواردة فيها، مثل المورّد ورقم الفاتورة والمبالغ والرقم الضريبي للمورّد وبياناته المصرفية ومستلم الفاتورة، دون نقل أي شيء إلى أطراف ثالثة، ويحفظ الملف دون تغيير كمستند للمصروف إلى أن تحذف المصروف أو حسابك.

تطبيق العملاء (منذ 04‏/09‏/2026، والدخول بكلمة مرور منذ 05‏/09‏/2026): يمكن لعملائك تسجيل الدخول إلى تطبيق خاص ورؤية مواعيدهم والفواتير التي أتحتها لهم والأخبار. وللدخول يُدخلون رقم العميل وعنوان البريد الإلكتروني وكلمة مرور يختارونها بأنفسهم. وفي المرة الأولى يُدخلون عنوان بريد إلكتروني من اختيارهم (منذ 11‏/09‏/2026)؛ ونرسل إلى هذا العنوان تحديدًا رابطًا لمرة واحدة يعيّنون عبره كلمة المرور. وحتى النقر يبقى العنوان مسجَّلًا مع هذا الرابط فقط. وبالنقر نحفظه في حساب التطبيق ونُدرجه عنوانًا للبريد الإلكتروني لدى العميل في حسابك؛ ويبقى العنوان المحفوظ هناك سابقًا عنوانًا ثانيًا أو سطرًا في ملاحظة العميل. وعند نسيان كلمة المرور يُرسل الرابط فقط إلى العنوان الذي سجّل به العميل. وإذا تعذّر إرسال مثل هذا الرابط، تصلنا رسالة خطأ تتضمن شركتك والوقت ورقم العميل ومزوّد عنوان الوجهة (الجزء الذي يلي @) لكي نصلح الخطأ. ونحفظ لذلك عنوان البريد المؤكَّد ووقت الدخول ووقت تعيين كلمة المرور وقيم تحقق لكلمة المرور والرابط والجلسة — ولا نحفظ كلمة المرور نفسها ولا الرابط نفسه. وتُحصى المحاولات الفاشلة في الذاكرة لدقائق قليلة لمنع التخمين. ويمكنك بصفتك الشركة فتح التطبيق من صفحة النظرة العامة بعرض أحد عملائك؛ ولا ترى عندها سوى بيانات أنت مسؤول عنها أصلًا. ولا نسجّل عدد مرات فتح العميل للتطبيق ولا ما إذا كان قد اطّلع على فاتورة. وتبقى أنت المسؤول عن هذه البيانات؛ ونحن نعالجها بتكليف منك.

رسائل المواعيد والإعلانات (منذ 05‏/09‏/2026): عندما يحجز عميل موعدًا، نرسل باسمك رسالة إليك وتأكيد استلام إلى العميل (منذ 18‏/09‏/2026)؛ وعندما تؤكد أو ترفض، تصل رسالة إلى العميل. وعند الحجز في التطبيق يمكن للعميل اختياريًا إدخال مهمة، مثل «تنظيف النوافذ» (منذ 18‏/09‏/2026)؛ وتظهر مع الطلب في قسم «المواعيد» وفي الرسالتين وفي إدخال التقويم. وإذا ربطت تقويمك، نكتب الموعد المؤكد مع اسم العميل وبيانات الاتصال به في ذلك التقويم. ويمكن للعملاء الذين لديهم حساب في التطبيق تلقّي الأخبار بالبريد الإلكتروني أيضًا؛ والإعداد المسبق هو „نعم“ ويستند إلى المادة 7 الفقرة 3 من قانون المنافسة غير المشروعة الألماني (إعلان عن خدماتك المشابهة للعملاء الحاليين). ويمكن لكل عميل إيقاف ذلك في التطبيق في أي وقت، وفي كل رسالة رابط لإلغاء الاشتراك، ونحفظ وقت الاعتراض. وتبقى أنت المسؤول عن المحتوى والإرسال.

الانسحاب والإلغاء (منذ 24‏/09‏/2026): إذا قمت بتفعيل حق الانسحاب (المواعيد ← حق الانسحاب)، نحفظ لكل موعد وقت تأكيدك له، وما إذا كان العميل قد وافق عند الحجز على بدء العمل قبل انتهاء مهلة الانسحاب، ووقت وصول الانسحاب أو الإلغاء عبر «إلغاء الموعد» في التطبيق. نستخدم الاسم والبريد الإلكتروني اللذين يدخلهما العميل عند الانسحاب فقط لتأكيد الاستلام الذي يفرضه القانون له وللرسالة إليك (المادة 356a من القانون المدني الألماني)، ولا نحفظهما. ومع رسالة التأكيد ننشئ من بيانات شركتك ملف PDF بمعلومات حق الانسحاب.

تذكيرات المواعيد (منذ 05‏/09‏/2026): قبل الموعد المؤكَّد نرسل إلى عميلك باسمك تذكيرين على الأكثر — قبل أسبوع وقبل يوم، بحسب إعداداتك. وتتضمن الرسالة التاريخ والوقت والموعد كملف تقويم مرفق. ولهذا الغرض تعمل على الخادم عملية مجدولة مرة واحدة يوميًا؛ ونسجّل لكل موعد أي تذكير أُرسل بالفعل حتى لا يُراسَل أحد مرتين.

المواعيد الملغاة (منذ 12‏/09‏/2026): إذا حذفت موعدًا مؤكَّدًا في التقويم المرتبط، نرسل إلى عميلك إلغاءً باسمك ونزيل الموعد. نبحث عن العنوان بالترتيب: في الموعد نفسه، ثم في عنوان تسجيل الدخول لحساب عميلك في التطبيق، ثم في حقول البريد الإلكتروني في ملف العميل. وإذا كان لعميلك حساب في التطبيق، نحفظ إضافة إلى ذلك ملاحظة قصيرة بتاريخ الموعد الملغى ووقته ليراها عند فتح التطبيق في المرة التالية؛ وتبقى محفوظة حتى يزيلها، وتُحذف مع العميل. وينطبق الأمر نفسه عند حذف موعد داخل البرنامج.

لا نبيع البيانات ولا ننقلها لأغراض إعلانية. ولا يتم النقل إلا إلى مقدّمي خدمات لازمين للتشغيل — وهم حاليًا مزوّد الخادم (البند 3)، ومزوّد البريد الإلكتروني لدينا للرسائل المرسلة دون صندوق بريد خاص بك (البند 9)، ومزوّد خدمات الدفع Stripe للدفع (البند 12) — وكذلك عندما نكون ملزمين قانونًا.

مساعد المكتب الخلفي (منذ 07.10.2026): إذا حجزت مساعد المكتب الخلفي، يحصل الشخص الذي نستعين به لهذا الغرض (من موظفينا أو من المتعاونين المستقلين) على حق الوصول إلى بيانات الوظائف المحجوزة لمساعدتك. ويُلزَم مسبقًا كتابيًا بالسرية ويعمل وفق تعليماتك؛ وتسري على بيانات عملائك وموظفيك اتفاقية معالجة البيانات (البند 10). ومن دون حجز لا يوجد هذا الوصول.

الموقع الإلكتروني (منذ 08.10.2026): إذا حجزت الموقع الإلكتروني S أو M أو L، نسجّل له نطاقًا ‎.de لدى شركة استضافة ألمانية. ومالك النطاق هو Privadi؛ وعند انتهاء الموقع ننقل النطاق إليك بناءً على طلبك. ويتضمن الموقع M صندوق بريد إلكتروني واحدًا، والموقع L خمسة صناديق؛ وتحفظ الشركة الرسائل الموجودة فيها على خوادم في ألمانيا وتعالجها بتكليف منا (المادة 28 من اللائحة العامة لحماية البيانات). والأساس القانوني هو المادة 6(1)(b) من اللائحة العامة لحماية البيانات. وتبقى الصناديق قائمة ما دام الموقع محجوزًا؛ وبعد ذلك نحذفها مع محتواها.

إذا استخدمت مساعدة الذكاء الاصطناعي (مربع «مساعدة الذكاء الاصطناعي» في الأعلى وزر «اسأل الذكاء الاصطناعي» في شريط البحث)، فسيتم إرسال السؤال الذي تكتبه إلى خدمة الذكاء الاصطناعي Anthropic PBC، سان فرانسيسكو، الولايات المتحدة، وتتم الإجابة عليه هناك. لا يُرسل سوى النص الذي تدخله بنفسك — دون بيانات عملاء أو فواتير أو معلومات من حسابك. الأساس القانوني هو المادة 6(1)(b) من اللائحة العامة لحماية البيانات؛ ويستند النقل إلى الولايات المتحدة إلى عقد معالجة بيانات مع الشروط التعاقدية النموذجية. ولا تُستخدم الأسئلة لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي. تحذف Anthropic الأسئلة والإجابات بعد 30 يومًا على الأكثر؛ ولا تُحفظ لمدة تصل إلى سنتين إلا إذا صُنّف السؤال على أنه مخالف لسياسة الاستخدام لدى Anthropic. إن لم ترغب في ذلك، فلا تستخدم الزر ببساطة: يبقى قسم المساعدة متاحًا كقائمة، ويرد شخص حقيقي على الرقم +4915565699969.

مجلة Privadi (منذ 29.09.2026): لإعداد مسودات مقالات مجلتنا الخاصة على privadi.de وdeine-reinigungsfirma.de نستخدم أيضًا خدمة الذكاء الاصطناعي Anthropic PBC، سان فرانسيسكو، الولايات المتحدة. لا يُرسل سوى القسم وإرشادات الكتابة الخاصة بنا وموضوع الموسم وعناوين المقالات الموجودة، دون أي بيانات عنك أو عن عملائك أو موظفيك. ولنصوص منشوراتنا المرافقة على وسائل التواصل الاجتماعي (منذ 30.09.2026) نرسل أيضًا عنوان المقال الجاهز ومقدمته ونصه، وكذلك دون أي بيانات عنك أو عن عملائك أو موظفيك. نقرأ كل مسودة ونتحقق منها قبل نشرها يدويًا.

الباقة الإضافية Social Media (منذ 02.10.2026، اختيارية ومدفوعة): إذا حجزتها، نحفظ على خادمنا (البند 3) شعارك ولونك وشعارك النصي والمنصات المختارة ونصوصك وعناوينك والصور التي ترفعها (نزيل منها بيانات الموقع والكاميرا) والصور والنصوص المرافقة التي أُنشئت منها، وكذلك عدد المنشورات بنص من الذكاء الاصطناعي التي أنشأتها في الشهر. تُدفع الباقة الإضافية مثل الباقات عبر Stripe (البند 12). إذا نشرت منشورًا كمقال، يظهر العنوان والنص والصورة مع اسم شركتك علنًا على mein.privadi.de، وإذا فعّلت ذلك أيضًا في تطبيق عملائك وفي القائمة التي تضمّنها في موقعك عبر الرمز. عند فتح هذه الصفحات لا تُعالج إلا البيانات التقنية المذكورة في البند 4، ولا تضع هذه الصفحات ملفات تعريف الارتباط. الأساس القانوني هو المادة 6 الفقرة 1 البند (ب) من اللائحة العامة لحماية البيانات. تبقى البيانات محفوظة حتى تحذف منشورًا أو يُحذف حسابك؛ وبعد انتهاء الباقة الإضافية تتوقف صفحات المقالات.

Social Media (منذ 02.10.2026): إذا جعلت الذكاء الاصطناعي يكتب النصوص في الباقة الإضافية، نرسل النص الذي أدخلته وعنوانك واسم شركتك والمنصات المختارة إلى خدمة الذكاء الاصطناعي Anthropic PBC في سان فرانسيسكو بالولايات المتحدة. لذلك لا تُدخل هناك بيانات عملائك أو موظفيك. الأساس القانوني هو المادة 6 الفقرة 1 البند (ب) من اللائحة العامة لحماية البيانات، ويسري على النقل إلى الولايات المتحدة ما يسري على مساعدة الذكاء الاصطناعي. بدون تحديد خيار الذكاء الاصطناعي لا يُرسل شيء.

ربط التقويم (منذ 04‏/09‏/2026، اختياري): إذا ربطت في الإعدادات تقويم Apple (iCloud)، نحفظ Apple ID وكلمة المرور الخاصة بالتطبيق التي أنشأتها لدى Apple بشكل مشفّر في حسابك. يستخدمها الخادم لجلب إدخالات التقويم الذي اخترته من Apple Inc. ولإنشاء المواعيد المحجوزة هناك؛ وبذلك يصل اسم عميلك وبيانات الاتصال به والموعد المطلوب إلى تقويمك لدى Apple. Apple هنا مزوّدك أنت لا مزوّدنا — وتسري على حماية البيانات في حساب Apple الخاص بك أحكام Apple. إذا قطعت الاتصال، نحذف Apple ID وكلمة المرور من حسابك فورًا؛ وتبقى الإدخالات في تقويمك لدى Apple.

ترجمة المستندات (اختياري): إذا أدخلت في الإعدادات مفتاح DeepL خاصًا بك وطلبت ترجمة مستند إلى الألمانية، يرسل الخادم نصوص البنود وملاحظة هذا المستند إلى DeepL SE، كولونيا، ويستبدلها في المستند بالترجمة. المفتاح تابع لحسابك الخاص لدى DeepL؛ ويكون DeepL هنا مزوّدك أنت لا مزوّدنا، وتسري على حماية البيانات هناك أحكام DeepL. وبدون مفتاح لا يُرسَل أي شيء.

تدفع اشتراكات PrivadiOffice (الباقات) ورسوم العضوية في Reinigungszentrale (meine-reinigungsfirma.de: المناطق و PrivadiOffice عند الاقتضاء) عبر مزوّد خدمات الدفع Stripe Payments Europe, Limited، دبلن، أيرلندا («Stripe»). ويجري كلاهما عبر حساب Stripe نفسه الخاص بـ PrivadiOffice.

تتم في ذلك معالجة: الاسم، واسم الشركة، وعنوان البريد الإلكتروني، وعنوان الفوترة إذا طُلب، ورقم التعريف الضريبي لضريبة القيمة المضافة إن وُجد، وبيانات الدفع (بيانات البطاقة أو البيانات المصرفية للخصم المباشر SEPA)، وكذلك الفواتير بمبالغها وتواريخها وحالة الدفع. تُدخل بيانات البطاقة والحساب مباشرة في صفحة تابعة لـ Stripe؛ ولا نتلقاها ولا نخزنها. ونخزن لدينا معرّفات حساب العميل والاشتراك الخاصين بك لدى Stripe، ونوع الاشتراك وحالته، وتاريخي الإلغاء والانتهاء، وبالنسبة إلى العضوية بداية الأيام المجانية لـ PrivadiOffice ونهايتها وتاريخ الانتهاء عند إلغائه.

الغرض هو فوترة اشتراكك أو عضويتك: تحصيل الرسوم، واحتساب التغييرات، والمبالغ المستردة، والتفعيل بعد الدفع. الأساس القانوني هو المادة 6(1)(ب) من اللائحة العامة لحماية البيانات. ونحتفظ بالفواتير والمستندات المحاسبية، حتى بعد انتهاء العقد، طوال مدد الحفظ القانونية (§ 147 AO، § 14b UStG)؛ والأساس القانوني لذلك هو المادة 6(1)(ج) من اللائحة العامة لحماية البيانات.

تعالج Stripe البيانات جزئيا بتكليف منا، وجزئيا — مثلا لمنع الاحتيال والوفاء بالتزاماتها القانونية الخاصة — على مسؤوليتها الخاصة. وقد تُنقل البيانات في ذلك إلى Stripe, Inc. في الولايات المتحدة. ووفقا لما تذكره Stripe، تستند عمليات النقل هذه إلى إطار خصوصية البيانات بين الاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة (EU-U.S. Data Privacy Framework) وإلى البنود التعاقدية القياسية الصادرة عن المفوضية الأوروبية. التفاصيل في سياسة الخصوصية لدى Stripe: https://stripe.com/de/privacy

Apple Pay و Google Pay: يمكنك في صفحة الدفع لدى Stripe أن تدفع أيضًا عبر Apple Pay أو Google Pay إذا كان جهازك أو متصفحك يتيح ذلك. وإذا اخترت إحدى هاتين الخدمتين، فإنك تؤكد الدفع هناك. ولهذا الغرض تتلقى Apple أو Google بيانات عن الدفع، مثل المبلغ والجهة المستفيدة، وتعالجها على مسؤوليتها الخاصة؛ وقد تُنقل البيانات في ذلك أيضًا إلى الولايات المتحدة. ويجوز لـ Google كذلك استخدام هذه البيانات لتحليلاتها الخاصة. والأساس القانوني هو المادة 6(1)(b) من اللائحة العامة لحماية البيانات. التفاصيل في سياسات الخصوصية لدى Apple: https://www.apple.com/legal/privacy/ ولدى Google: https://policies.google.com/privacy

إذا أنشأت حسابك عند التسجيل كشريك في Reinigungszentrale ولم تدفع رسوم العضوية، نحذف الحساب بعد 30 يومًا من التسجيل مع التسجيل في البوابة، ما لم يكن له اشتراك أو فاتورة مدفوعة؛ وتذكّرك البوابة قبل ذلك بسبعة أيام. وإذا رفضنا تسجيلًا قبل التفعيل، ننهي الاشتراك ونرد المبالغ المدفوعة عبر Stripe ونخزن وقت الاسترداد.

لك في أي وقت الحق في:

• الاطّلاع على البيانات المحفوظة عنك (المادة 15)
• تصحيح البيانات الخاطئة (المادة 16)
• المحو (المادة 17)
• تقييد المعالجة (المادة 18)
• تسلّم بياناتك بصيغة شائعة (المادة 20)
• الاعتراض على المعالجة المستندة إلى مصالح مشروعة (المادة 21)

تكفي رسالة غير رسمية إلى office@privadi.net.

كما يمكنك تقديم شكوى إلى هيئة رقابية. والهيئة المختصة بنا هي Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Otto-von-Guericke-Straße 34a, 39104 Magdeburg.

إذا تغيّر في PrivadiOffice ما يمسّ التعامل مع البيانات، نُعدّل هذه السياسة في الخطوة نفسها ونرفع التاريخ أعلاه. ويرى المستخدمون المسجّلون عندئذٍ علامة بجوار بند «الخصوصية» في البرنامج إلى أن يفتحوا السياسة مرة واحدة.