Polityka prywatności

Privadi, Martin Schröder Ernst-Kromayer-Straße 28 06112 Halle (Saale) Telefon: 0155 656 999 69 E-Mail: office@privadi.net

Nie powołano inspektora ochrony danych; nie są spełnione ustawowe przesłanki.

PrivadiOffice świadomie rozdziela dwa rodzaje danych.

Twoje własne dane — konto, dane firmy, ustawienia. Za nie odpowiadamy my i to ich dotyczy niniejsza polityka.

Dane Twoich klientów i pracowników, które wprowadzasz do PrivadiOffice. Za nie odpowiadasz Ty. My jedynie je przechowujemy i do nich nie zaglądamy. Reguluje to umowa powierzenia przetwarzania danych.

W PrivadiOffice nie ma dostępu, przez który moglibyśmy bez Twojej zgody zaglądać w dane klientów naszych użytkowników. Jeśli potrzebujesz pomocy i musimy zajrzeć do Twojego konta, jest to możliwe wyłącznie za Twoją wyraźną zgodą w ustawieniach i najwyżej na 24 godziny (punkt 7). Każdy taki dostęp jest rejestrowany.

Na serwerze w Niemczech, prowadzonym przez niemieckiego dostawcę hostingu. Połączenie jest szyfrowane (TLS). Nie następuje przekazywanie do państw spoza UE — z wyjątkiem płatności przez Stripe, przy których dane mogą być przekazywane do USA (punkt 12).

Z dostawcą serwera zawarto umowę powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO.

Przy otwarciu przetwarzane są dane techniczne przesyłane przez przeglądarkę: żądany adres, czas, ilość przesłanych danych, strona odsyłająca, identyfikatory przeglądarki i systemu operacyjnego oraz adres IP. Jest to technicznie niezbędne do wyświetlenia strony i służy bezpieczeństwu działania.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dzienniki te są usuwane najpóźniej po 7 dniach.

Sami liczymy, ile razy otwarto stronę główną. Zapisujemy przy tym wyłącznie datę, otwartą stronę oraz — jeśli jest — stronę, z której przyszedł odwiedzający.

Od 7 września 2026 r. zapisujemy dodatkowo kraj odwiedzającego, czyli wyłącznie kod kraju, taki jak „DE”. Jest on ustalany przy otwarciu strony na podstawie adresu IP, na naszym własnym serwerze, przy użyciu przechowywanej tam listy krajów. Samego adresu IP nie zapisujemy ani nie przekazujemy, nie jest pytana żadna obca usługa. Z kraju nie da się wywnioskować ani osoby, ani miejsca. Lista krajów pochodzi od DB-IP (IP Geolocation by DB-IP, https://db-ip.com, licencja CC BY 4.0).

Nie są zapisywane: adres IP, jakiekolwiek identyfikatory, pliki cookie ani inne cechy pozwalające rozpoznać odwiedzającego. Na Twoim urządzeniu nic nie jest zapisywane ani odczytywane. Nie następuje profilowanie.

Nie korzystamy z usług obcych, takich jak Google Analytics. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

To samo zliczanie obejmuje również stronę marki privadi.com i portal pośrednictwa meine-reinigungsfirma.de, prowadzone przez tego samego administratora. Wartości są tu przechowywane razem i rozróżniane wyłącznie przedrostkiem przed adresem strony. Również tutaj nie są zapisywane adresy IP ani identyfikatory.

PrivadiOffice ustawia jeden technicznie niezbędny plik cookie: plik sesji logowania. Bez niego nie mógłbyś się zalogować. Nie zawiera cech reklamowych ani analitycznych.

O tym, jak długo obowiązuje, decydujesz przy logowaniu. Bez pola „Pozostań zalogowany” PrivadiOffice wylogowuje po godzinie bez aktywności. Z zaznaczonym polem logowanie pozostaje ważne do 30 dni i przedłuża się z każdą wizytą. „Wyloguj” oraz usunięcie danych przeglądarki kończą je w każdej chwili; pole dotyczy tylko tej przeglądarki lub aplikacji, w której je ustawiłeś.

Nie ma plików reklamowych ani plików obcych dostawców. Dlatego nie pojawia się baner cookie.

Zanim powstanie konto, od 07.09.2026 potwierdzasz swój adres e-mail. Przy wypełnianiu formularza rejestracji zapisujemy najpierw wyłącznie: adres e-mail, imię (jeśli podane), wybrany język, sumę kontrolną twojego hasła, moment zgody na regulamin i umowę powierzenia przetwarzania danych wraz z ich wersją oraz wartość kontrolną linku potwierdzającego. Konto zakładamy dopiero wtedy, gdy klikniesz link z wiadomości; jest on ważny 24 godziny. Jeśli go nie klikniesz, dane te zostaną automatycznie usunięte po upływie terminu. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO dla czynności przedumownej oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO dla naszego prawnie uzasadnionego interesu w zapobieganiu rejestracjom z cudzymi lub zmyślonymi adresami.

Dla konta przetwarzamy: adres e-mail, hasło (wyłącznie jako sumę kontrolną, nigdy jawnie), imię i nazwisko, dane firmy, adres, dane kontaktowe, numer podatkowy i numer VAT, dane bankowe do wydruku na fakturach, Twoje ustawienia oraz czas rejestracji i ostatniego użycia.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy.

Dobrowolnie na potrzeby szacunku podatków: jeśli wpiszesz w ustawieniach dane do obliczania podatków — formę prawną, stawkę podatku od działalności Twojej gminy, wspólne rozliczenie z partnerem, inne dochody, stawkę podatku kościelnego — zostaną one zapisane na Twoim koncie. Służą wyłącznie do pokazania Ci orientacyjnej kwoty podatku w programie. Obliczenie odbywa się na naszym serwerze; nie następuje przekazanie organom podatkowym, doradcom podatkowym ani innym osobom trzecim. Dane te są dobrowolne; bez nich program liczy według założeń standardowych. Podstawą prawną jest Twoja zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, którą możesz w każdej chwili wycofać, czyszcząc pola.

Okres przechowywania: na czas trwania umowy. Po zakończeniu subskrypcji konto i treści pozostają jeszcze przez trzy miesiące; w tym czasie możesz pobrać swoje dane, pozostałe funkcje są zablokowane. Następnie konto i treści są automatycznie i nieodwracalnie usuwane — przypominamy e-mailem na 14 dni i na jeden dzień przed. Jeśli usuniesz konto samodzielnie, nastąpi to bezpośrednio po Twoim potwierdzeniu e-mailem. Wyjątkiem są dokumenty objęte ustawowym obowiązkiem przechowywania — faktury wystawione Tobie musimy przechowywać do dziesięciu lat.

Opinia z programu: jeśli prześlesz nam uwagę przez punkt „Opinia“, zapisujemy twoją wiadomość, wybrany rodzaj zgłoszenia, czas oraz powiązanie z twoim kontem. Ta sama wiadomość trafia dodatkowo jako e-mail do naszej skrzynki; którego z naszych adresów użyjemy, ustawiamy sami. Na adres e-mail twojego konta wysyłamy krótkie potwierdzenie odbioru, bez reklam. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym prawnie uzasadnionym interesem jest ulepszanie programu. Opinia zostaje usunięta, gdy sprawa jest załatwiona, najpóźniej po trzech latach.

Dostęp dla wsparcia (od 30.09.2026): W ustawieniach możesz dać wsparciu Privadi dostęp do swojego konta na 24 godziny. Tylko dopóki trwa to udostępnienie, operator (punkt 1) może otworzyć Twoje konto, widzieć to samo co Ty i w razie potrzeby coś zmienić; Twoje hasło nie jest mu do tego potrzebne i go nie widzi. Udostępnienie możesz w każdej chwili zakończyć wcześniej, wtedy dostęp natychmiast wygasa. W tym celu zapisujemy koniec udostępnienia, dla każdej otwartej sesji wsparcia jej początek, koniec i to, kto ją otworzył, a w dzienniku każde żądanie z czasem, adresem w programie i rodzajem żądania (wyświetlenie lub zmiana). Treści, które są przy tym wyświetlane, wpisywane lub zmieniane, nie trafiają do dziennika. Dziennik widzisz w ustawieniach. Wpisy dziennika i sesje usuwamy automatycznie po 12 miesiącach, a razem z Twoim kontem natychmiast. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (pomoc na Twoją prośbę w ramach umowy o korzystanie), a dla dziennika art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym prawnie uzasadnionym interesem jest możliwość prześledzenia każdego dostępu. Jeśli przy tym widzimy dane Twoich klientów i pracowników, działamy jako Twój podmiot przetwarzający zgodnie z umową powierzenia przetwarzania danych.

Dostęp dla Twojego biura rachunkowego (od 30.09.2026, pakiet Avantgarde): W ustawieniach możesz zaprosić swoje biuro rachunkowe e-mailem. W tym celu zapisujemy adres e-mail, opcjonalną nazwę, sumę kontrolną linku z zaproszeniem wraz z jego ważnością 7 dni, sumę kontrolną hasła, które biuro rachunkowe ustala samo (nigdy jawnym tekstem), a także czas zaproszenia i ostatniego logowania. Zaproszenie wysyłamy z naszego adresu nadawcy office@privadi.de (punkt 9). Biuro rachunkowe loguje się własnym adresem e-mail i własnym hasłem i może jedynie przeglądać Twoje faktury i faktury korygujące, oferty i potwierdzenia zamówień wraz z PDF i XRechnung, Twoje wydatki z dowodami, księgę kasową, zestawienie przychodów i wydatków oraz eksporty tych dokumentów i wydatków; niczego nie może zmienić. Czy i komu dasz ten dostęp, decydujesz wyłącznie Ty. Przekazujesz tym samym dane zawarte w tych dokumentach, także dane swoich klientów, na własną odpowiedzialność swojemu biuru rachunkowemu; my jedynie udostępniamy dostęp. Dostęp możesz w każdej chwili usunąć: wtedy natychmiast wygasa, a jego dane logowania zostają usunięte, tak samo razem z Twoim kontem. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO wobec Ciebie oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO wobec biura rachunkowego; naszym prawnie uzasadnionym interesem jest bezpieczny, własny dostęp, abyś nie musiał przekazywać swojego hasła.

Portal pośrednictwa pod adresem meine-reinigungsfirma.de i PrivadiOffice prowadzi ten sam administrator (zob. punkt 1) i od 04.09.2026 prowadzą one dla firm wspólne konto: tym samym adresem e-mail i tym samym hasłem logujesz się do obu usług. Nie ma przekierowania. Klienci prywatni portalu nie mają konta PrivadiOffice; nie otrzymujemy ich danych.

Konto znajduje się tutaj, w PrivadiOffice. Gdy firma rejestruje się w portalu jako partner, jej konto powstaje tutaj; przekazywane są przy tym imię i nazwisko, adres e-mail, hasło, nazwa firmy oraz czas zgody na regulamin, politykę prywatności i umowę powierzenia przetwarzania danych. Hasło zapisujemy wyłącznie jako sumę kontrolną, nigdy w postaci jawnej. Przy każdym logowaniu do portalu portal przekazuje adres e-mail i hasło do PrivadiOffice w celu weryfikacji; zmiany hasła lub adresu e-mail dokonane w portalu są wykonywane tutaj i obowiązują w obu usługach.

Jeśli logujesz się tutaj kontem firmowym, które dotąd istniało tylko w portalu, PrivadiOffice weryfikuje hasło w portalu i w tym momencie tworzy wspólne konto; portal przekazuje imię i nazwisko oraz nazwę firmy. Firma z portalu otrzymuje pakiet Equip; o zgodę na umowę powierzenia przetwarzania danych prosimy przy pierwszej wizycie.

Przycisk Zaloguj przez PrivadiOffice w portalu pozostaje: po jego kliknięciu potwierdzamy portalowi za pomocą podpisanego poświadczenia (ważnego 60 sekund, jednorazowego), że jesteś tu zalogowany; przekazywane są adres e-mail, imię i nazwisko oraz wykupiony pakiet, nie hasło. Konta podrzędne dla pracowników nie mogą korzystać z tej drogi.

Jeśli Twoja firma ma konto partnerskie w portalu, PrivadiOffice pokazuje Ci w przeglądzie liczbę otwartych ogłoszeń, zapytań i przyznanych zleceń z portalu, a także poszczególne zapytania i zlecenia. W tym celu PrivadiOffice odpytuje portal Twoim adresem e-mail. Dane kontaktowe klienta z portalu (imię i nazwisko, firma, telefon, adres e-mail, ulica) portal wydaje tylko wtedy, gdy klient udostępnił je właśnie Twojej firmie albo gdy przejąłeś jego zapytanie. PrivadiOffice wyświetla je wtedy i na Twoje życzenie przenosi do oferty; od tej chwili odpowiadasz za te dane tak samo jak za pozostałych swoich klientów (punkt 10). Przekazanie odbywa się między naszymi własnymi usługami; nie jest to przekazanie osobom trzecim. Obie usługi prowadzą odrębne zbiory danych dla swoich treści. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Jeśli jesteś członkiem Reinigungszentrale, Twoje członkostwo — obszary oraz ewentualnie PrivadiOffice — jest rozliczane przez konto Stripe usługi PrivadiOffice (punkt 12). W tym celu PrivadiOffice i portal uzgadniają status w obrębie tego samego serwera: portal przekazuje adres e-mail, wybrane obszary, rodzaj klientów, język oraz informację, czy chcesz dokupić PrivadiOffice lub z niego zrezygnować; PrivadiOffice przekazuje portalowi status płatności, liczbę rozliczanych obszarów, początek i koniec bezpłatnych dni PrivadiOffice, datę zakończenia w razie rezygnacji lub wypowiedzenia oraz w razie potrzeby link do nieopłaconej faktury. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Moduły i pakiety (od 07.10.2026): Jeżeli zamawiasz tutaj moduły lub pakiet, a w portalu pośrednictwa nie ma jeszcze konta z Twoim adresem e-mail, po pierwszej płatności tworzymy tam wpis firmy z danymi z Twojego konta (imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy, ulica, kod pocztowy, miejscowość, telefon) oraz zamówionym wyborem; w ten sposób stajesz się bezpłatnie członkiem. Wpis staje się publicznie widoczny dopiero wtedy, gdy przedstawisz dokumenty, a my zatwierdzimy firmę. Portal i PrivadiOffice uzgadniają między sobą zamówiony wybór, aby obie usługi pokazywały ten sam stan. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Usunięcie: do wspólnego konta stosuje się punkt 7. Gdy Twoje konto zostanie tu usunięte — na Twoje życzenie lub automatycznie trzy miesiące po zakończeniu abonamentu — w tym samym kroku usuwane są Twój dostęp, oferty, wiadomości i zgody na udostępnienie danych w portalu, a Twoja firma nie jest tam już dla nikogo widoczna. Wpis firmy i dokumenty są następnie przechowywane w portalu przez trzy lata, aby roszczenia z pośredniczonych zleceń mogły jeszcze zostać wyjaśnione, a potem usuwane automatycznie (szczegóły w polityce prywatności portalu, punkt 7). Konta i członkostwa nie można wypowiedzieć oddzielnie; jeśli płacisz za członkostwo przez portal, możesz tam zrezygnować z samego PrivadiOffice.

Jeśli wysyłasz faktury lub oferty z PrivadiOffice, odbywa się to przez serwer poczty wychodzącej Twojego własnego dostawcy, który wpisujesz w ustawieniach. Wiadomość wychodzi więc od Ciebie, a nie od nas. Twoje dane dostępowe są w tym celu przechowywane w koncie w formie zaszyfrowanej.

Jeśli nie wpiszesz własnej skrzynki, od 29.08.2026 wysyłamy wiadomość przez naszego nadawcę office@privadi.de. Jako nadawca pojawia się nazwa Twojej firmy, odpowiedzi klientów trafiają na Twój adres firmowy. Nasz dostawca poczty przetwarza przy tym imię i adres Twojego klienta oraz załączoną fakturę; w tym zakresie jest naszym podmiotem przetwarzającym. Wiadomości u nas nie są przechowywane.

Jeśli wiadomości wysłanej przez office@privadi.de nie można doręczyć, od 23.09.2026 analizujemy komunikat o błędzie serwera pocztowego lub zwrot z serwera odbiorcy (odbiorca, temat, przyczyna) i zgłaszamy to do naszych własnych skrzynek pocztowych, aby usunąć problem. Adresy twoich klientów pojawiają się w nich tylko z nazwą dostawcy (część po @). W naszej bazie danych nic z tego nie jest zapisywane. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym prawnie uzasadnionym interesem jest niezawodne doręczanie.

Tylko dla wiadomości systemowych dotyczących Ciebie osobiście — na przykład linku do zresetowania hasła — używamy własnego nadawcy.

Jeśli utworzysz fakturę cykliczną, faktura powstaje automatycznie w ustawionym dniu i — jeśli tak ustawisz — trafia do zapisanego klienta bez dalszego działania z Twojej strony. W tym celu na serwerze raz dziennie działa proces sterowany czasem, który sprawdza, które serie są wymagalne. Nie są przy tym przetwarzane żadne inne dane niż przy fakturze wysłanej ręcznie; zmienia się tylko to, że wyzwalaczem jest zegar, a nie Twoje kliknięcie. Odpowiedzialność za wysyłkę pozostaje po Twojej stronie.

Od 29.08.2026 program pyta przed wysyłką o odbiorców. Adres zapisany przy kliencie jest wpisany wstępnie; możesz go zmienić dla tej jednej wysyłki, dodać kolejne adresy albo wysłać kopię do siebie. Adresy te służą wyłącznie tej wysyłce i nie są zapisywane — na stałe adres zmienia się tylko przy kliencie.

Newsletter (od 18.09.2026): Od czasu do czasu wysyłamy Ci wiadomości o PrivadiOffice i portalu pośrednictwa na adres e-mail Twojego konta. Podstawą prawną jest § 7 ust. 3 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (reklama własnych podobnych usług wobec istniejących klientów) w związku z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W tym celu przechowujemy Twój adres e-mail, imię i nazwisko, język, pochodzenie adresu oraz momenty zapisu, potwierdzenia, ostatniej wiadomości i sprzeciwu. Na dole każdej wiadomości podajemy, dlaczego przyszła, oraz link do wypisania się — wystarczy jedno kliknięcie, bez logowania i bez dodatkowych pytań. Potem Twój adres pozostaje oznaczony jako wypisany, aby nie został przypadkiem dodany ponownie. Kto zapisze się sam na jednej z naszych stron, otrzymuje najpierw wiadomość z linkiem potwierdzającym; bez tego kliknięcia nic nie wysyłamy.

To, co wprowadzasz do PrivadiOffice o swoich klientach i pracownikach, przetwarzamy wyłącznie na Twoje zlecenie i zgodnie z Twoimi poleceniami. Obowiązuje w tym zakresie umowa powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO, którą zawierasz przy rejestracji i możesz w każdej chwili przejrzeć.

Ważne dla Ciebie: wobec swoich klientów i pracowników to Ty jesteś administratorem. Musisz więc poinformować ich, że przetwarzasz ich dane — obejmuje to Twoja własna polityka prywatności, nie nasza.

Od 23.08.2026 kwestionariusz osobowy obejmuje dodatkowe dane o Twoich pracownikach: płeć, nazwisko rodowe i kraj urodzenia, wykształcenie szkolne i zawodowe, rodzaj ubezpieczenia zdrowotnego, status rodzicielski oraz, jeśli dotyczy, zezwolenie na pobyt i na pracę, stopień niepełnosprawności, dane o prywatnym ubezpieczeniu zdrowotnym, świadczenia na tworzenie majątku, zakładowy program emerytalny, a także zajęcie wynagrodzenia za pracę. Stopień niepełnosprawności i dane o ubezpieczeniu zdrowotnym są danymi o zdrowiu, a zajęcie wynagrodzenia również wymaga szczególnej ochrony; zbierasz je jako administrator i tylko w zakresie potrzebnym do rozliczania wynagrodzeń i zgłoszeń do ubezpieczenia społecznego.

Dane o zajęciu wynagrodzenia program usuwa sam: sześć lat po upływie roku, w którym zajęcie się kończy lub pracownik odchodzi z pracy, w zależności od tego, co nastąpi później. Termin ten odpowiada obowiązkowi przechowywania ewidencji wynagrodzeń pracownika zgodnie z § 41 EStG. Wszystkie pozostałe dane pozostają zapisane, dopóki nie usuniesz pracownika.

Przy każdym pracowniku możesz przechowywać w sekcji „Dokumenty“ pisma tworzone z jego danych — umowę o pracę i kwestionariusz osobowy. Są zapisane jako tekst na Twoim koncie, na tym samym serwerze co pozostałe dane, i nie są przez nas przeglądane. Po usunięciu pracownika jego dokumenty są usuwane razem z nim; pojedyncze pisma możesz usunąć w każdej chwili. Okresy przechowywania akt osobowych wynikają z przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych obowiązujących Ciebie jako pracodawcę — to Twoja decyzja, nie nasza.

Jeśli korzystasz z ewidencji czasu pracy, przetwarzasz czas pracy swoich pracowników: początek i koniec każdego zlecenia, przypisany obiekt, wyliczone z tego godziny oraz każdą późniejszą zmianę wraz z czasem i autorem. Rejestr zmian nie jest dodatkiem, lecz wynika z twojego obowiązku prowadzenia ewidencji wg § 17 MiLoG. Na tych samych danych opierają się miesięczne przygotowanie płac dla biura rachunkowego i podgląd kosztów wynagrodzeń; po zamknięciu miesiąca nie da się go już zmienić niezauważenie.

Tak samo zapisujesz nieobecności: urlop, chorobę, urlop bezpłatny i święta — każde z okresem, stanem wniosku i dowolną notatką. Jeśli pracownicy zgłaszają coś sami przez swój osobisty dostęp, wpisy powstają tam. To, że ktoś chorował w określonych dniach, jest danymi o zdrowiu w rozumieniu art. 9 RODO. Zbierasz je jako administrator i tylko w zakresie potrzebnym do zachowania wynagrodzenia, planowania urlopów i twoich obowiązków ewidencyjnych; dla nas jako podmiotu przetwarzającego obowiązuje art. 9 ust. 2 lit. b RODO wraz z umową powierzenia. Diagnozy nie należą do pola notatki — do żadnego z tych celów nie są potrzebne.

Czasy i nieobecności pozostają zapisane, dopóki nie usuniesz pracownika. Jakie okresy przechowywania obowiązują ciebie — na przykład dwa lata dla zapisów wg § 17 MiLoG — wynika z twoich własnych obowiązków jako pracodawcy.

Jeśli wpisujesz kandydatów (Pracownicy → Kandydaci), przetwarzasz dane osób, które jeszcze u ciebie nie pracują: imię i nazwisko, stanowisko, na które się zgłosiły, numer telefonu, adres e-mail, dowolną notatkę oraz datę wpisu. O nic więcej program nie pyta. Te wpisy są samodzielne: nie należą do akt osobowych i nie trafiają do żadnej listy płac. Zbierasz je jako administrator. Jak długo wolno ci je przechowywać, wynika z twojego celu — po odmowie zwyczajowo około sześciu miesięcy, bo w tym czasie można podnieść i dochodzić przed sądem roszczeń wg § 15 AGG. Program nie usuwa kandydatów sam; wpis kasujesz przyciskiem usuwania w wierszu. Dane o zdrowiu, pochodzeniu, religii i podobne nie należą do pola notatki.

Od 29.08.2026 program zapisuje dla każdej faktury dwa dodatkowe momenty: kiedy została ostatnio wydrukowana i kiedy została wysłana do klienta e-mailem. Oba opisują twoje własne działanie i nie są dodatkową informacją o kliencie; widać je w polu podglądu obok listy faktur i są usuwane razem z fakturą.

Jeśli zmienisz zapisaną płatność lub ją cofniesz, program również to odnotuje: czas, zalogowane konto i poprzednią wartość. To nie jest ocena twojego zachowania, lecz identyfikowalność, której zasady prawidłowej rachunkowości wymagają przy korektach. Te wpisy są usuwane razem z fakturą.

Od 29.08.2026 płatności klientów można rejestrować także w częściach. Dla każdej płatności program zapisuje kwotę, dzień wpływu, sposób płatności (gotówka, bank, karta lub inne), opcjonalną notatkę oraz konto, które ją zarejestrowało. Dane te dotyczą zachowań płatniczych Twojego klienta i są usuwane razem z fakturą. Przy własnych wydatkach program zapisuje dodatkowo dzień zapłaty i sposób płatności; dotyczy to Twojej firmy, nie klientów.

Od 30.08.2026 istnieje księga kasowa. Zawiera Twoje własne operacje gotówkowe z datą, rodzajem, kwotą, stawką podatku, celem, odniesieniem do dokumentu i bieżącym saldem; jeśli zapis powstał z płatności klienta, obok widnieje numer faktury. Dotyczy to Twojej firmy; nie dochodzą żadne nowe dane o kliencie. Zapisy nigdy nie są zmieniane ani usuwane — korekta powstaje jako osobny zapis przeciwny, zgodnie z przepisami. Księga kasowa jest usuwana wyłącznie razem z Twoim kontem.

Również od 30.08.2026 możesz zaznaczyć, że klient sam rozlicza VAT, i zapisać ważność jego zaświadczenia. To dane podatkowe o kontrahencie potrzebne do prawidłowej faktury; są usuwane razem z klientem.

Faktury przychodzące jako e-faktury (od 30.09.2026): Jeśli w sekcji „Wydatki” prześlesz e-fakturę (XRechnung lub ZUGFeRD), zawarte w niej dane, np. dostawcę, numer faktury, kwoty, numer podatkowy i dane bankowe dostawcy oraz odbiorcę faktury, odczytuje wyłącznie nasz serwer bez przekazywania czegokolwiek osobom trzecim i zapisuje plik bez zmian jako dowód do wydatku, dopóki nie usuniesz wydatku lub swojego konta.

Aplikacja dla klientów (od 04.09.2026, logowanie hasłem od 05.09.2026): Twoi klienci mogą zalogować się do osobnej aplikacji i zobaczyć tam swoje terminy, udostępnione przez Ciebie faktury oraz nowości. Do logowania podają numer klienta, adres e-mail i samodzielnie wybrane hasło. Za pierwszym razem wpisują wybrany przez siebie adres e-mail (od 11.09.2026); dokładnie na ten adres wysyłamy jednorazowy link, przez który ustawiają hasło. Do kliknięcia adres jest zapisany tylko przy tym linku. Po kliknięciu zapisujemy go w koncie aplikacji i wpisujemy jako adres e-mail klienta na Twoim koncie; zapisany tam wcześniej adres pozostaje jako drugi adres lub jako wiersz w notatce do klienta. Przy zapomnianym haśle link trafia tylko na adres, którym klient się zarejestrował. Jeśli wysłanie takiego linku się nie powiedzie, otrzymujemy komunikat o błędzie z Twoją firmą, czasem, numerem klienta i dostawcą adresu docelowego (częścią po @), aby usunąć błąd. Zapisujemy w tym celu potwierdzony adres e-mail, czas logowania, czas ustawienia hasła oraz wartości kontrolne hasła, linku i sesji — nigdy samego hasła i nigdy samego linku. Nieudane próby liczone są w pamięci przez kilka minut, aby zapobiec zgadywaniu. Jako firma możesz otworzyć aplikację ze swojego przeglądu w widoku jednego ze swoich klientów; widzisz przy tym tylko dane, za które i tak odpowiadasz. Nie rejestrujemy, jak często klient otwiera aplikację ani czy obejrzał fakturę. Odpowiedzialny za te dane pozostajesz Ty; my przetwarzamy je na Twoje zlecenie.

Powiadomienia o terminach i reklama (od 05.09.2026): Gdy klient rezerwuje termin, wysyłamy w Twoim imieniu wiadomość do Ciebie i potwierdzenie otrzymania do klienta (od 18.09.2026); gdy potwierdzasz lub odrzucasz, wiadomość trafia do klienta. Przy rezerwacji w aplikacji klient może opcjonalnie wpisać zadanie, np. „mycie okien” (od 18.09.2026); pojawia się ono przy zapytaniu w zakładce „Terminy”, w obu wiadomościach i we wpisie w kalendarzu. Jeśli połączyłeś swój kalendarz, zapisujemy potwierdzony termin wraz z imieniem i danymi kontaktowymi klienta w tym kalendarzu. Klienci z kontem w aplikacji mogą również otrzymywać nowości e-mailem; ustawienie domyślne to „tak” i opiera się na § 7 ust. 3 UWG (reklama własnych podobnych usług wobec istniejących klientów). Każdy klient może to wyłączyć w aplikacji w dowolnym momencie, w każdej wiadomości jest link do wypisania się, a czas sprzeciwu zapisujemy. Odpowiedzialny za treść i wysyłkę pozostajesz Ty.

Odstąpienie i odwołanie (od 24.09.2026): Jeśli włączysz prawo odstąpienia (Terminy → Prawo odstąpienia), zapisujemy przy każdym terminie, kiedy go potwierdziłeś, czy klient przy rezerwacji zgodził się na rozpoczęcie prac przed upływem terminu odstąpienia oraz kiedy w aplikacji przez „Odwołaj termin” wpłynęło odstąpienie lub odwołanie. Imię i nazwisko oraz adres e-mail, które klient podaje przy odstąpieniu, wykorzystujemy wyłącznie do wymaganego prawem potwierdzenia otrzymania dla niego i wiadomości do Ciebie (§ 356a BGB); nie są one zapisywane. Do e-maila z potwierdzeniem tworzymy z danych Twojej firmy pouczenie o odstąpieniu w formacie PDF.

Przypomnienia o terminach (od 05.09.2026): Przed potwierdzonym terminem wysyłamy Twojemu klientowi w Twoim imieniu maksymalnie dwa przypomnienia — tydzień i dzień wcześniej, zależnie od Twoich ustawień. Wiadomość zawiera datę i godzinę oraz termin jako załączony plik kalendarza. W tym celu na serwerze raz dziennie działa proces sterowany czasem; przy każdym terminie zapisujemy, które przypomnienie już wysłano, aby nikt nie został powiadomiony dwukrotnie.

Odwołane terminy (od 12.09.2026): Jeśli usuniesz potwierdzony termin w podłączonym kalendarzu, wyślemy Twojemu klientowi odwołanie w Twoim imieniu i usuniemy termin. Adresu szukamy po kolei: w samym terminie, w adresie logowania do konta klienta w aplikacji oraz w polach e-mail jego kartoteki klienta. Jeśli klient ma konto w aplikacji, zapisujemy dodatkowo krótkie powiadomienie z datą i godziną odwołanego terminu, aby zobaczył je przy następnym otwarciu aplikacji; jest ono przechowywane, dopóki klient go nie zamknie, i zostaje usunięte razem z klientem. To samo dotyczy usunięcia terminu w programie.

Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich w celach reklamowych. Przekazanie następuje wyłącznie do usługodawców niezbędnych do działania — obecnie są to dostawca serwera (punkt 3), nasz dostawca poczty e-mail dla wiadomości wysyłanych bez własnej skrzynki (punkt 9) oraz, w zakresie płatności, dostawca usług płatniczych Stripe (punkt 12) — oraz wtedy, gdy jesteśmy do tego prawnie zobowiązani.

Asystent back office (od 07.10.2026): Jeżeli zamówisz asystenta back office, osoba, którą w tym celu angażujemy (własni pracownicy lub współpracownicy niezależni), otrzymuje dostęp do danych zamówionych funkcji, aby Ci pomagać. Zostaje ona wcześniej pisemnie zobowiązana do zachowania poufności i działa według Twoich poleceń; do danych Twoich klientów i pracowników stosuje się umowa powierzenia przetwarzania danych (pkt 10). Bez zamówienia taki dostęp nie istnieje.

Strona internetowa (od 08.10.2026): Jeżeli zamówisz stronę internetową S, M lub L, rejestrujemy dla niej domenę .de u niemieckiego dostawcy hostingu. Właścicielem domeny jest Privadi; po zakończeniu strony na Twoje życzenie przenosimy domenę na Ciebie. Do strony M należy jedna skrzynka e-mail, do strony L pięć; dostawca przechowuje znajdujące się w nich wiadomości na serwerach w Niemczech i przetwarza je w naszym imieniu (art. 28 RODO). Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Skrzynki istnieją, dopóki strona jest zamówiona; potem usuwamy je wraz z zawartością.

Jeśli korzystasz z pomocy AI (pole „Pomoc AI” u góry i przycisk „Zapytaj AI” na pasku wyszukiwania), wpisane przez Ciebie pytanie jest przekazywane do usługi sztucznej inteligencji Anthropic PBC, San Francisco, USA, i tam udzielana jest odpowiedź. Przekazywany jest wyłącznie tekst, który sam wpisujesz — żadnych danych klientów, faktur ani informacji z Twojego konta. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO; przekazanie do USA jest zabezpieczone umową powierzenia przetwarzania ze standardowymi klauzulami umownymi. Pytania nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI. Anthropic usuwa pytania i odpowiedzi najpóźniej po 30 dniach; tylko jeśli pytanie zostanie oznaczone jako naruszenie zasad korzystania Anthropic, są przechowywane do 2 lat. Jeśli sobie tego nie życzysz, po prostu nie używaj przycisku: dział pomocy pozostaje dostępny jako lista, a pod numerem +49 155 656 999 69 odpowiada człowiek.

Magazyn Privadi (od 29.09.2026): Do szkiców artykułów w naszym własnym magazynie na privadi.de i deine-reinigungsfirma.de również korzystamy z usługi sztucznej inteligencji Anthropic PBC, San Francisco, USA. Przekazywane są tylko rubryka, nasze wytyczne dotyczące stylu, temat sezonu i tytuły istniejących artykułów, żadne dane o Tobie, Twoich klientach ani pracownikach. Do tekstów towarzyszących naszym wpisom w mediach społecznościowych (od 30.09.2026) przekazujemy też tytuł, zajawkę i treść gotowego artykułu, również bez danych o Tobie, Twoich klientach ani pracownikach. Każdy szkic czytamy i sprawdzamy, zanim ręcznie go opublikujemy.

Pakiet dodatkowy Social Media (od 02.10.2026, dobrowolny i płatny): Jeśli go zamówisz, przechowujemy na naszym serwerze (punkt 3) Twoje logo, kolor, hasło, wybrane platformy, Twoje teksty i nagłówki, przesłane zdjęcia (usuwamy miejsce wykonania i dane aparatu), utworzone z nich obrazy i teksty towarzyszące oraz liczbę wpisów z tekstem AI w miesiącu. Tak jak pakiety, pakiet dodatkowy jest opłacany przez Stripe (punkt 12). Jeśli opublikujesz wpis jako artykuł, nagłówek, tekst i zdjęcie wraz z nazwą Twojej firmy są publicznie dostępne na mein.privadi.de, a jeśli to włączysz, także w aplikacji Twoich klientów i na liście, którą osadzasz na swojej stronie za pomocą kodu. Przy otwieraniu tych stron przetwarzane są tylko dane techniczne z punktu 4; strony te nie zapisują plików cookie. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane są przechowywane, dopóki nie usuniesz wpisu lub Twoje konto nie zostanie usunięte; po zakończeniu pakietu dodatkowego strony artykułów są wyłączane.

Social Media (od 02.10.2026): Jeśli w pakiecie dodatkowym teksty pisze AI, przekazujemy wpisany przez Ciebie tekst, Twój nagłówek, nazwę Twojej firmy i wybrane platformy do usługi AI Anthropic PBC, San Francisco, USA. Dlatego nie wpisuj tam danych swoich klientów ani pracowników. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO; do przekazania do USA stosuje się to samo co przy pomocy AI. Bez zaznaczenia AI nic nie jest przekazywane.

Połączenie z kalendarzem (od 04.09.2026, opcjonalne): Jeśli w ustawieniach połączysz swój kalendarz Apple (iCloud), zapisujemy Twój Apple ID i utworzone do tego u Apple hasło aplikacji w formie zaszyfrowanej na Twoim koncie. Serwer pobiera nim wpisy wybranego przez Ciebie kalendarza od Apple Inc. i tworzy tam zarezerwowane terminy; w ten sposób imię, dane kontaktowe i życzenie terminu Twojego klienta trafiają do Twojego kalendarza u Apple. Apple jest tu Twoim dostawcą, nie naszym — dla ochrony danych na Twoim koncie Apple obowiązują zasady Apple. Jeśli rozłączysz kalendarz, natychmiast usuwamy Apple ID i hasło z Twojego konta; wpisy w Twoim kalendarzu pozostają u Apple.

Tłumaczenie dokumentów (opcjonalne): Jeśli wpiszesz w ustawieniach własny klucz DeepL i zlecisz przetłumaczenie dokumentu na niemiecki, serwer przekaże teksty pozycji i notatkę tego dokumentu do DeepL SE, Kolonia, i zastąpi je w dokumencie tłumaczeniem. Klucz należy do Twojego własnego konta DeepL; DeepL jest tu Twoim dostawcą, nie naszym, i dla ochrony danych obowiązują tam zasady DeepL. Bez klucza nic nie jest przekazywane.

Za abonamenty PrivadiOffice (pakiety) i członkostwo w Reinigungszentrale (meine-reinigungsfirma.de: obszary oraz ewentualnie PrivadiOffice) płacisz za pośrednictwem dostawcy usług płatniczych Stripe Payments Europe, Limited, Dublin, Irlandia („Stripe”). Oba rozliczenia prowadzone są przez to samo konto Stripe usługi PrivadiOffice.

Przetwarzane są przy tym: imię i nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, adres rozliczeniowy, jeśli jest wymagany, numer identyfikacyjny VAT, jeśli został podany, dane płatnicze (dane karty lub dane rachunku bankowego do polecenia zapłaty SEPA) oraz faktury wraz z kwotami, datami i statusem płatności. Dane karty i rachunku wprowadzasz bezpośrednio na stronie Stripe; nie otrzymujemy ich i nie przechowujemy. U nas zapisywane są identyfikatory Twojego konta klienta i subskrypcji w Stripe, rodzaj i status abonamentu, daty wypowiedzenia i zakończenia, a w przypadku członkostwa — początek i koniec bezpłatnych dni PrivadiOffice oraz data zakończenia w razie rezygnacji z niego.

Celem jest rozliczanie Twojego abonamentu lub członkostwa: pobieranie opłat, rozliczanie zmian, zwroty oraz aktywacja po płatności. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Faktury i dowody księgowe przechowujemy także po zakończeniu umowy przez ustawowe okresy przechowywania (§ 147 AO, § 14b UStG); podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Stripe przetwarza dane częściowo na nasze zlecenie, a częściowo — np. w celu zapobiegania oszustwom i wypełniania własnych obowiązków prawnych — na własną odpowiedzialność. Dane mogą przy tym zostać przekazane do Stripe, Inc. w USA. Według informacji Stripe przekazywanie to opiera się na Ramach ochrony danych UE–USA (EU-U.S. Data Privacy Framework) oraz na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej. Szczegóły zawiera polityka prywatności Stripe: https://stripe.com/de/privacy

Apple Pay i Google Pay: Na stronie płatności Stripe możesz zapłacić również przez Apple Pay lub Google Pay, jeśli Twoje urządzenie lub przeglądarka to umożliwia. Jeśli wybierzesz jedną z tych usług, zatwierdzasz tam płatność. W tym celu Apple lub Google otrzymują dane o płatności, np. kwotę i odbiorcę, i przetwarzają je na własną odpowiedzialność; dane mogą przy tym zostać przekazane również do USA. Google może ponadto wykorzystywać te dane do własnych analiz. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Szczegóły zawierają polityki prywatności Apple: https://www.apple.com/legal/privacy/ i Google: https://policies.google.com/privacy

Jeśli Twoje konto powstało przy rejestracji jako partner w Reinigungszentrale, a członkostwo nie zostało opłacone, usuwamy konto 30 dni po rejestracji razem z rejestracją w portalu, o ile nie ma ono abonamentu ani opłaconej faktury; portal przypomni Ci o tym siedem dni wcześniej. Jeżeli odrzucimy rejestrację przed aktywacją, kończymy abonament, zwracamy zapłacone kwoty przez Stripe i zapisujemy moment zwrotu.

W każdej chwili masz prawo do:

• dostępu do przechowywanych o Tobie danych (art. 15)
• sprostowania nieprawidłowych danych (art. 16)
• usunięcia (art. 17)
• ograniczenia przetwarzania (art. 18)
• wydania danych w powszechnym formacie (art. 20)
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21)

Wystarczy zwykła wiadomość na adres office@privadi.net.

Możesz też złożyć skargę do organu nadzorczego. Właściwy dla nas jest Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Otto-von-Guericke-Straße 34a, 39104 Magdeburg.

Jeżeli w PrivadiOffice zmieni się coś, co dotyczy postępowania z danymi, aktualizujemy tę politykę w tym samym kroku i podnosimy datę powyżej. Zalogowani użytkownicy widzą wówczas w programie znacznik obok pozycji „Prywatność”, dopóki raz nie otworzą polityki.