Політика конфіденційності

Privadi, Martin Schröder Ernst-Kromayer-Straße 28 06112 Halle (Saale) Telefon: 0155 656 999 69 E-Mail: office@privadi.net

Уповноваженого з захисту даних немає; законодавчі передумови для цього відсутні.

PrivadiOffice свідомо розділяє два види даних.

Ваші власні дані — обліковий запис, дані фірми, налаштування. За них відповідаємо ми, і саме про них ця політика.

Дані ваших клієнтів і працівників, які ви вносите в PrivadiOffice. За них відповідаєте ви. Ми лише зберігаємо їх для вас і не переглядаємо. Це врегульовано договором про обробку даних.

У PrivadiOffice немає доступу, через який ми могли б без вашого дозволу переглядати дані клієнтів наших користувачів. Якщо вам потрібна допомога і нам треба зазирнути до вашого облікового запису, це можливо лише за вашим явним дозволом у налаштуваннях і щонайбільше на 24 години (пункт 7). Кожен такий доступ протоколюється.

На сервері в Німеччині, який обслуговує німецький хостинг-провайдер. З'єднання зашифроване (TLS). Передавання до країн поза межами ЄС не відбувається — за винятком оплати через Stripe, під час якої дані можуть передаватися до США (пункт 12).

З постачальником сервера укладено договір про обробку даних згідно зі ст. 28 GDPR.

Під час відкриття обробляються технічні дані, які передає ваш браузер: запитана адреса, час, обсяг переданих даних, сторінка-джерело, ідентифікатори браузера та операційної системи, а також IP-адреса. Це технічно необхідно для показу сторінки та слугує безпеці роботи.

Правова підстава — ст. 6 (1) (f) GDPR. Ці журнали видаляються щонайпізніше через 7 днів.

Ми самі рахуємо, скільки разів відкривали головну сторінку. При цьому зберігаємо лише дату, відкриту сторінку та — за наявності — сторінку, з якої прийшов відвідувач.

З 7 вересня 2026 року ми додатково зберігаємо країну відвідувача, тобто лише код країни, наприклад «DE». Його визначають під час відкриття сторінки з IP-адреси, на нашому власному сервері за списком країн, який там зберігається. Сама IP-адреса при цьому не зберігається і не передається, жодну сторонню службу не запитують. За країною неможливо визначити ані особу, ані місце. Список країн походить від DB-IP (IP Geolocation by DB-IP, https://db-ip.com, ліцензія CC BY 4.0).

Не зберігаються: IP-адреса, будь-які ідентифікатори, файли cookie чи інші ознаки, за якими можна впізнати відвідувача. На вашому пристрої нічого не зберігається і нічого не зчитується. Профілювання не здійснюється.

Сторонні сервіси на кшталт Google Analytics не використовуються. Правова підстава — ст. 6 (1) (f) GDPR.

Той самий підрахунок охоплює також брендовий сайт privadi.com і посередницький портал meine-reinigungsfirma.de, якими керує той самий відповідальний. Дані зберігаються тут разом і розрізняються лише префіксом перед адресою сторінки. Тут також не зберігаються ні IP-адреси, ні ідентифікатори.

PrivadiOffice встановлює один технічно необхідний файл cookie — сеансовий файл входу. Без нього ви не змогли б увійти. Він не містить рекламних чи аналітичних ознак.

Строк його дії ви обираєте під час входу. Без позначки «Залишатися в системі» PrivadiOffice виходить із системи після однієї години без активності. З позначкою вхід залишається дійсним до 30 днів і подовжується з кожним візитом. «Вийти» та видалення даних браузера завершують його будь-коли; позначка діє лише для того браузера чи застосунку, де ви її поставили.

Рекламних файлів cookie та файлів сторонніх постачальників немає. Тому банер про cookie не з'являється.

Перш ніж буде створено обліковий запис, з 07.09.2026 ти підтверджуєш свою адресу електронної пошти. Під час заповнення реєстраційної форми ми спочатку зберігаємо лише: адресу електронної пошти, ім'я (якщо вказано), обрану мову, контрольну суму твого пароля, час твоєї згоди на умови користування та договір про обробку даних разом з їхньою редакцією, а також контрольне значення посилання для підтвердження. Обліковий запис ми створюємо лише тоді, коли ти натиснеш посилання з листа; воно дійсне 24 години. Якщо ти його не натиснеш, ці дані буде автоматично видалено після завершення строку. Правова підстава — ст. 6 (1) (b) GDPR для переддоговірного заходу і ст. 6 (1) (f) GDPR для нашого законного інтересу запобігати реєстраціям з чужими або вигаданими адресами.

Для облікового запису ми обробляємо: адресу електронної пошти, пароль (лише як контрольну суму, ніколи у відкритому вигляді), ім'я, дані фірми, адресу, контактні дані, податковий номер і номер ПДВ, банківські реквізити для друку на рахунках, ваші налаштування, а також час реєстрації та останнього використання.

Правова підстава — ст. 6 (1) (b) GDPR, виконання договору.

Добровільно для оцінки податків: якщо ти вносиш у налаштуваннях дані для розрахунку податків — правову форму, ставку промислового податку твоєї громади, спільне оподаткування з партнером, інші доходи, ставку церковного податку — вони зберігаються у твоєму обліковому записі. Вони слугують виключно для показу приблизної суми податку в програмі. Розрахунок виконується на нашому сервері; передавання податковим органам, податковим консультантам чи іншим третім особам не відбувається. Ці дані є добровільними; без них програма рахує за стандартними припущеннями. Правова підстава — твоя згода за ст. 6 (1) (a) GDPR, яку ти можеш будь-коли відкликати, очистивши поля.

Строк зберігання: на час дії договору. Після завершення підписки обліковий запис і вміст зберігаються ще три місяці; у цей час ви можете завантажити свої дані, решта функцій заблокована. Після цього обліковий запис і вміст видаляються автоматично та безповоротно — за 14 днів і за один день ми нагадуємо електронною поштою. Якщо ви видаляєте акаунт самі, це відбувається одразу після вашого підтвердження електронною поштою. Виняток становлять документи, що підлягають законному обов'язку зберігання — рахунки, виставлені вам, ми зберігаємо до десяти років.

Відгук із програми: якщо ви надсилаєте нам повідомлення через пункт «Відгук», ми зберігаємо ваше повідомлення, обраний вид звернення, час і звʼязок з вашим обліковим записом. Те саме повідомлення додатково надходить електронним листом до нашої скриньки; яку саме з наших адрес використовувати, визначаємо ми самі. На адресу вашого облікового запису ми надсилаємо коротке підтвердження отримання без реклами. Правова підстава — ст. 6 абз. 1 літ. f GDPR; наш законний інтерес — покращення програми. Відгук видаляється, щойно питання вирішено, щонайпізніше через три роки.

Доступ для підтримки (з 30.09.2026): У налаштуваннях ви можете надати підтримці Privadi доступ до свого облікового запису на 24 години. Лише поки діє цей дозвіл, оператор (пункт 1) може відкрити ваш обліковий запис, бачити те саме, що й ви, і за потреби щось змінити; ваш пароль йому для цього не потрібен, і він його не бачить. Ви можете будь-коли завершити дозвіл раніше, тоді доступ одразу припиняється. Для цього ми зберігаємо час завершення дозволу, для кожного відкритого сеансу підтримки його початок, кінець і те, хто його відкрив, а також у журналі кожен запит із часом, адресою в програмі та видом запиту (перегляд або зміна). Вміст, який при цьому переглядають, вводять або змінюють, до журналу не потрапляє. Журнал ви бачите в налаштуваннях. Записи журналу та сеанси ми автоматично видаляємо через 12 місяців, а разом із вашим обліковим записом одразу. Правова підстава: ст. 6 абз. 1 літ. b GDPR (допомога на ваше прохання в межах договору користування), для журналу ст. 6 абз. 1 літ. f GDPR; наш законний інтерес полягає в тому, щоб кожен доступ можна було відстежити. Якщо при цьому ми бачимо дані ваших клієнтів і працівників, ми діємо як ваш обробник відповідно до договору про обробку даних.

Доступ для вашого податкового консультанта (з 30.09.2026, пакет Avantgarde): У налаштуваннях ви можете запросити свого податкового консультанта електронною поштою. Для цього ми зберігаємо адресу електронної пошти, необовʼязкове імʼя, контрольну суму посилання-запрошення з терміном дії 7 днів, контрольну суму пароля, який податковий консультант встановлює сам (ніколи у відкритому вигляді), а також час запрошення та останнього входу. Запрошення ми надсилаємо з нашої адреси office@privadi.de (пункт 9). Податковий консультант входить із власною адресою електронної пошти та власним паролем і може лише переглядати ваші рахунки та кредит-ноти, пропозиції та підтвердження замовлень разом із PDF і XRechnung, ваші витрати з документами, касову книгу, огляд доходів і витрат та експорти цих документів і витрат; змінювати він нічого не може. Чи надавати цей доступ і кому, вирішуєте лише ви. Тим самим ви на власну відповідальність передаєте своєму податковому консультанту дані з цих документів, зокрема дані ваших клієнтів; ми лише надаємо доступ. Ви можете будь-коли видалити доступ: тоді він одразу припиняється, а його дані для входу видаляються, так само разом із вашим обліковим записом. Правова підстава: ст. 6 абз. 1 літ. b GDPR щодо вас і ст. 6 абз. 1 літ. f GDPR щодо податкового консультанта; наш законний інтерес полягає у власному безпечному доступі, щоб вам не довелося передавати свій пароль.

Посередницький портал meine-reinigungsfirma.de і PrivadiOffice веде той самий відповідальний (див. пункт 1), і з 04.09.2026 вони ведуть для підприємств спільний обліковий запис: з тією самою адресою електронної пошти та тим самим паролем ви входите до обох сервісів. Переадресації немає. Приватні клієнти порталу не мають облікового запису PrivadiOffice; їхніх даних ми не отримуємо.

Обліковий запис зберігається тут, у PrivadiOffice. Коли підприємство реєструється на порталі як партнер, його обліковий запис створюється тут; при цьому передаються імʼя, адреса електронної пошти, пароль, назва фірми та час згоди з умовами, політикою конфіденційності та договором про обробку даних. Пароль ми зберігаємо лише як контрольну суму, ніколи у відкритому вигляді. Під час кожного входу на портал портал передає адресу електронної пошти та пароль до PrivadiOffice для перевірки; зміни пароля або адреси на порталі виконуються тут і діють для обох сервісів.

Якщо ви входите тут з обліковим записом підприємства, який досі існував лише на порталі, PrivadiOffice перевіряє пароль на порталі та в цей момент створює спільний обліковий запис; портал передає імʼя та назву фірми. Підприємство з порталу отримує пакет Equip; згоду на договір про обробку даних ми просимо під час першого візиту.

Кнопка Увійти через PrivadiOffice на порталі залишається: якщо ви її натиснете, ми підтверджуємо порталу через підписаний код (дійсний 60 секунд, одноразовий), що ви тут авторизовані; передаються адреса електронної пошти, імʼя та обраний пакет, але не пароль. Підлеглі облікові записи для працівників не можуть скористатися цим шляхом.

Якщо ваше підприємство має партнерський обліковий запис на порталі, PrivadiOffice показує вам в огляді кількість відкритих оголошень, запитів і доручених замовлень з порталу, а також окремі запити та замовлення. Для цього PrivadiOffice запитує портал із вашою адресою електронної пошти. Контактні дані клієнта з порталу (імʼя, фірма, телефон, адреса електронної пошти, вулиця) портал видає лише тоді, коли клієнт дозволив передати їх саме вашому підприємству або ви взяли на себе його запит. Тоді PrivadiOffice показує їх і за бажанням переносить у пропозицію; відтоді ви відповідаєте за ці дані так само, як за інших своїх клієнтів (пункт 10). Передавання відбувається між нашими власними сервісами; це не передача третім особам. Обидва сервіси ведуть окремі бази даних для свого вмісту. Правовою підставою є стаття 6(1)(b) GDPR.

Якщо ви є учасником Reinigungszentrale, ваше членство — регіони та, за потреби, PrivadiOffice — оплачується через обліковий запис Stripe сервісу PrivadiOffice (пункт 12). Для цього PrivadiOffice і портал звіряють стан у межах одного сервера: портал передає адресу електронної пошти, обрані регіони, тип клієнтів, мову та те, чи хочете ви додати PrivadiOffice або відмовитися від нього; PrivadiOffice повідомляє порталу стан оплати, кількість оплачуваних регіонів, початок і кінець безкоштовних днів PrivadiOffice, дату завершення в разі відмови чи розірвання та, за потреби, посилання на неоплачений рахунок. Правова підстава — ст. 6 абз. 1 літ. b GDPR.

Модулі та пакети (з 07.10.2026): Якщо ви замовляєте тут модулі або пакет і в посередницькому порталі ще немає облікового запису з вашою адресою e-mail, після першої оплати ми створюємо там запис підприємства з даними вашого облікового запису (ім'я, адреса e-mail, назва фірми, вулиця, поштовий індекс, місто, телефон) і замовленим вибором; так ви безкоштовно стаєте учасником. Публічно видимим запис стає лише після того, як ви надасте документи і ми схвалимо підприємство. Портал і PrivadiOffice узгоджують між собою замовлений вибір, щоб обидва сервіси показували однаковий стан. Правова підстава: ст. 6 ч. 1 п. b GDPR.

Видалення: для спільного облікового запису діє пункт 7. Коли ваш обліковий запис видаляється тут — за вашим бажанням або автоматично через три місяці після закінчення підписки — одночасно видаляються ваш доступ, пропозиції, повідомлення та дозволи на передачу даних на порталі, і ваше підприємство там більше нікому не видиме. Запис про підприємство та підтвердні документи зберігаються на порталі після цього три роки, щоб можна було ще врегулювати вимоги з посередницьких замовлень, а потім видаляються автоматично (докладніше в політиці конфіденційності порталу, пункт 7). Обліковий запис і членство не можна розірвати окремо; якщо ви оплачуєте членство через портал, від PrivadiOffice окремо можна відмовитися там.

Якщо ви надсилаєте рахунки або пропозиції з PrivadiOffice, це відбувається через сервер вихідної пошти вашого власного постачальника, який ви вказуєте в налаштуваннях. Тобто повідомлення надходить від вас, а не від нас. Ваші дані доступу зберігаються зашифрованими в обліковому записі.

Якщо ти не вкажеш власну скриньку, з 29.08.2026 ми надсилаємо повідомлення через нашого відправника office@privadi.de. Відправником є назва твоєї фірми, відповіді клієнтів надходять на твою адресу. При цьому наш поштовий провайдер обробляє ім’я й адресу твого клієнта та вкладений рахунок; у цій частині він є нашим обробником. Ми повідомлень не зберігаємо.

Якщо повідомлення, надіслане через office@privadi.de, не вдається доставити, з 23.09.2026 ми аналізуємо повідомлення про помилку поштового сервера або повернення від сервера одержувача (одержувач, тема, причина) і повідомляємо про це на наші власні поштові скриньки, щоб усунути проблему. Адреси ваших клієнтів відображаються лише із зазначенням поштового провайдера (частина після @). У нашій базі даних нічого з цього не зберігається. Правова підстава — ст. 6 абз. 1 літ. f GDPR; наш законний інтерес — надійна доставка.

Лише для системних повідомлень, що стосуються вас особисто — наприклад, посилання для скидання пароля — ми використовуємо власного відправника.

Якщо ви створюєте регулярний рахунок, він виписується автоматично у встановлений день і — якщо ви так налаштували — надсилається зазначеному клієнту без вашої участі. Для цього на сервері раз на добу виконується процес за розкладом, який перевіряє, які серії настали. Жодних інших даних при цьому не обробляється, ніж при рахунку, надісланому вручну; змінюється лише те, що запуск відбувається за годинником, а не за вашим натисканням. Відповідальність за надсилання залишається за вами.

З 29.08.2026 програма перед надсиланням запитує отримувачів. Заздалегідь вписана адреса з картки клієнта; її можна змінити для цього листа, додати інші адреси або надіслати копію собі. Ці адреси використовуються лише для цієї відправки і не зберігаються — назавжди адресу змінюють лише в картці клієнта.

Розсилка (з 18.09.2026): Час від часу ми надсилаємо вам новини про PrivadiOffice і портал посередництва на адресу електронної пошти вашого облікового запису. Правова підстава — § 7 абз. 3 Закону про недобросовісну конкуренцію (реклама власних подібних послуг наявним клієнтам) у поєднанні зі ст. 6 абз. 1 літ. f GDPR. Для цього ми зберігаємо вашу електронну адресу, ім'я, мову, походження адреси та час внесення, підтвердження, останнього повідомлення й заперечення. У кожному листі внизу вказано, чому він надійшов, і є посилання для відписки — достатньо одного кліку, без входу та без додаткових запитань. Після цього ваша адреса залишається позначеною як відписана, щоб її випадково не додали знову. Хто підписується на одному з наших сайтів, спершу отримує лист із посиланням для підтвердження; без цього кліку ми нічого не надсилаємо.

Те, що ви вносите в PrivadiOffice про своїх клієнтів і працівників, ми обробляємо виключно за вашим дорученням і вказівками. Для цього між вами і нами діє договір про обробку даних згідно зі ст. 28 GDPR, який ви укладаєте під час реєстрації та можете переглянути будь-коли.

Важливо для вас: щодо своїх клієнтів і працівників контролером є ви. Тож ви маєте повідомити їх про обробку їхніх даних — це охоплює ваша власна політика конфіденційності, а не наша.

З 23.08.2026 анкета працівника фіксує додаткові дані про ваших працівників: стать, прізвище при народженні та країну народження, шкільну й професійну освіту, вид медичного страхування, батьківський статус і, якщо це стосується, дозвіл на проживання та на роботу, ступінь інвалідності, дані про приватне медичне страхування, виплати на формування заощаджень, корпоративне пенсійне забезпечення, а також стягнення із заробітної плати. Ступінь інвалідності та дані про медичне страхування є даними про стан здоров'я, стягнення також потребує особливого захисту; ви збираєте їх як відповідальна особа і лише тією мірою, якою вони потрібні вам для розрахунку зарплати та звітності до соціального страхування.

Дані про стягнення програма видаляє сама: через шість років після закінчення року, у якому стягнення завершується або працівник звільняється, залежно від того, що настане пізніше. Цей строк відповідає обов'язку зберігання особового рахунку із заробітної плати згідно з § 41 EStG. Усі інші дані зберігаються, доки ви не видалите працівника.

До кожного працівника ви можете додати документи в розділі „Документи“, що створюються з його даних — трудовий договір і анкету. Вони зберігаються як текст у вашому обліковому записі на тому самому сервері, що й інші ваші дані, і ми їх не переглядаємо. Якщо ви видалите працівника, його документи буде видалено разом із ним; окремі документи можна видалити будь-коли. Строки зберігання кадрових документів визначаються податковими та соціальними нормами, що діють для вас як роботодавця — це ваше рішення, не наше.

Якщо ви користуєтеся обліком робочого часу, ви обробляєте робочий час своїх працівників: початок і кінець кожної зміни, прив'язаний об'єкт, розраховані з цього години, а також кожну подальшу зміну із зазначенням часу та автора. Журнал змін — не додаток, а наслідок вашого обов'язку вести записи згідно з § 17 MiLoG. На тих самих даних ґрунтуються щомісячна підготовка зарплати для бухгалтера та прогноз витрат на оплату праці; після закриття місяця його вже не можна змінити непомітно.

Так само ви фіксуєте відсутності: відпустку, хворобу, неоплачувану відпустку та свята — щоразу з періодом, станом заявки та вільною приміткою. Якщо працівники повідомляють про це самі через свій особистий доступ, записи створюються там. Те, що хтось хворів у певні дні, є даними про стан здоров'я у розумінні ст. 9 GDPR. Ви збираєте їх як відповідальна особа і лише тією мірою, якою вони потрібні для збереження заробітку, планування відпусток і виконання ваших обов'язків щодо ведення записів; для нас як обробника діє ст. 9(2)(b) GDPR разом із договором про обробку даних. Діагнози не місце в полі примітки — для жодної з цих цілей вони не потрібні.

Дані про час і відсутності зберігаються, доки ви не видалите працівника. Які строки зберігання діють для вас — наприклад, два роки для записів згідно з § 17 MiLoG — визначається вашими власними обов'язками як роботодавця.

Якщо ви вносите кандидатів (Працівники → Кандидати), ви обробляєте дані людей, які ще не працюють у вас: імʼя, посаду, на яку вони подалися, номер телефону, адресу е-пошти, вільну примітку та дату запису. Більше програма нічого не запитує. Ці записи існують окремо: вони не належать до особової справи й не потрапляють до розрахунку зарплати. Ви збираєте їх як контролер. Як довго ви можете їх зберігати, залежить від вашої мети — після відмови зазвичай близько шести місяців, бо протягом цього строку можна заявити та подати до суду вимоги за § 15 AGG. Програма ніколи не видаляє кандидатів сама; запис ви прибираєте кнопкою видалення в рядку. Дані про здоровʼя, походження, релігію тощо в примітку не вносьте.

З 29.08.2026 програма фіксує для кожного рахунку ще два моменти часу: коли його востаннє надрукували і коли його надіслали клієнтові електронною поштою. Обидва описують вашу власну дію і не є додатковими даними про клієнта; вони показані в полі перегляду поруч зі списком рахунків і видаляються разом із рахунком.

Якщо ви змінюєте записану оплату або скасовуєте її, програма фіксує і це: час, обліковий запис, під яким виконано дію, і попереднє значення. Це не оцінювання вашої поведінки, а простежуваність, якої вимагають принципи належного ведення обліку для виправлень. Ці записи видаляються разом із рахунком.

З 29.08.2026 оплати клієнтів можна фіксувати також частинами. Для кожної оплати програма зберігає суму, дату надходження, спосіб оплати (готівка, банк, картка або інше), необов'язкову примітку та обліковий запис, який її вніс. Ці дані стосуються платіжної поведінки вашого клієнта і видаляються разом із рахунком. Для власних витрат програма додатково зберігає день оплати та спосіб оплати; це стосується вашого підприємства, а не клієнтів.

З 30.08.2026 є касова книга. У ній ваші власні готівкові операції з датою, типом, сумою, ставкою податку, призначенням, посиланням на документ і поточним залишком; якщо запис виник з оплати клієнта, поруч стоїть номер рахунку. Це стосується вашого підприємства; нових даних про клієнта не додається. Записи ніколи не змінюються і не видаляються — виправлення додається як окремий зустрічний запис, як вимагає закон. Касова книга видаляється лише разом із вашим обліковим записом.

Також з 30.08.2026 у клієнта можна зазначити, що ПДВ сплачує він сам, і зберегти строк дії його довідки. Це податкові дані про вашого партнера, потрібні для правильного рахунку; вони видаляються разом із клієнтом.

Вхідні рахунки як е-рахунки (з 30.09.2026): Якщо ви завантажуєте в розділі «Витрати» е-рахунок (XRechnung або ZUGFeRD), дані з нього, зокрема постачальника, номер рахунку, суми, податковий номер і банківські реквізити постачальника та отримувача рахунку, зчитує лише наш сервер без передачі третім особам і зберігає файл без змін як документ до витрати, доки ви не видалите витрату або свій обліковий запис.

Застосунок для клієнтів (з 04.09.2026, вхід за паролем з 05.09.2026): Ваші клієнти можуть увійти до окремого застосунку й бачити там свої візити, схвалені вами рахунки та новини. Для входу вони вказують номер клієнта, адресу е-пошти та власноруч обраний пароль. Першого разу вони вводять адресу е-пошти на власний вибір (з 11.09.2026); саме на цю адресу ми надсилаємо одноразове посилання, за яким вони встановлюють пароль. До натискання адреса зазначена лише при цьому посиланні. Після натискання ми зберігаємо її в обліковому записі застосунку й вносимо як адресу е-пошти клієнта у вашому обліковому записі; уже збережена там адреса залишається як друга адреса або як рядок у примітці до клієнта. У разі забутого пароля посилання надходить лише на адресу, з якою клієнт зареєструвався. Якщо надіслати таке посилання не вдається, ми отримуємо повідомлення про помилку із зазначенням вашого підприємства, часу, номера клієнта та постачальника адреси призначення (частини після @), щоб усунути помилку. Ми зберігаємо для цього підтверджену адресу е-пошти, час входу, час встановлення пароля та контрольні значення пароля, посилання й сеансу — ніколи сам пароль і ніколи саме посилання. Невдалі спроби рахуються в пам'яті кілька хвилин, щоб запобігти підбору. Як підприємство ви можете відкрити застосунок зі своєї панелі в поданні одного зі своїх клієнтів; при цьому ви бачите лише дані, за які й так відповідаєте. Ми не фіксуємо, як часто клієнт відкриває застосунок і чи переглядав він рахунок. Відповідальним за ці дані залишаєтеся ви; ми обробляємо їх за вашим дорученням.

Повідомлення про візити та реклама (з 05.09.2026): Коли клієнт бронює візит, ми надсилаємо від вашого імені повідомлення вам і підтвердження отримання клієнту (з 18.09.2026); коли ви підтверджуєте або відхиляєте, повідомлення надходить клієнту. Під час бронювання в застосунку клієнт може за бажанням вказати завдання, наприклад «миття вікон» (з 18.09.2026); воно відображається в запиті в розділі «Записи», в обох повідомленнях і в записі календаря. Якщо ви під'єднали календар, ми записуємо підтверджений візит з ім'ям і контактами клієнта до цього календаря. Клієнти з обліковим записом у застосунку можуть також отримувати новини поштою; за замовчуванням «так», що спирається на § 7 абз. 3 UWG (реклама власних подібних послуг наявним клієнтам). Кожен клієнт може вимкнути це в застосунку будь-коли, у кожному повідомленні є посилання для відписки, а час заперечення ми фіксуємо. Відповідальність за зміст і надсилання залишається за вами.

Відмова та скасування (з 24.09.2026): Якщо ви увімкнули право на відмову (Візити → Право на відмову), ми зберігаємо для кожного візиту, коли ви його підтвердили, чи погодився клієнт під час бронювання на початок робіт до закінчення строку відмови, і коли в застосунку через «Скасувати візит» надійшла відмова або скасування. Ім’я та адресу e-mail, які клієнт вводить під час відмови, ми використовуємо лише для передбаченого законом підтвердження отримання йому та повідомлення вам (§ 356a BGB); вони не зберігаються. До листа-підтвердження ми створюємо з даних вашої фірми інформацію про право на відмову у форматі PDF.

Нагадування про візити (з 05.09.2026): Перед підтвердженим візитом ми надсилаємо вашому клієнту від вашого імені до двох нагадувань — за тиждень і за день, залежно від ваших налаштувань. Повідомлення містить дату й час, а також візит як вкладений файл календаря. Для цього на сервері раз на добу виконується процес за розкладом; для кожного візиту ми фіксуємо, яке нагадування вже надіслано, щоб нікому не написати двічі.

Скасовані візити (з 12.09.2026): Якщо ви видалите підтверджений візит у підключеному календарі, ми надсилаємо вашому клієнтові скасування від вашого імені та прибираємо візит. Адресу шукаємо по черзі: у самому візиті, у логін-адресі облікового запису клієнта в застосунку та в полях е-пошти його картки клієнта. Якщо у клієнта є обліковий запис у застосунку, ми додатково зберігаємо коротке повідомлення з датою та часом скасованого візиту, щоб він побачив його під час наступного відкриття застосунку; воно зберігається, доки клієнт його не закриє, і видаляється разом із клієнтом. Те саме діє, коли ви видаляєте візит у програмі.

Ми не продаємо дані й не передаємо їх для реклами. Передавання відбувається лише постачальникам послуг, необхідним для роботи, — наразі це постачальник сервера (пункт 3), наш постачальник електронної пошти для повідомлень без власної поштової скриньки (пункт 9) і для оплати платіжний постачальник Stripe (пункт 12), — а також якщо ми зобов'язані за законом.

Бек-офіс-асистент (з 07.10.2026): Якщо ви замовляєте бек-офіс-асистента, особа, яку ми для цього залучаємо (власні працівники або позаштатні працівники), отримує доступ до даних замовлених функцій, щоб допомагати вам. Її заздалегідь письмово зобов'язують дотримуватися конфіденційності, і вона діє за вашими вказівками; щодо даних ваших клієнтів і працівників діє договір про обробку даних (пункт 10). Без замовлення такого доступу немає.

Вебсайт (з 08.10.2026): Якщо ви замовляєте вебсайт S, M або L, ми реєструємо для нього домен .de у німецького хостинг-провайдера. Власником домену є Privadi; після завершення вебсайту ми на ваше прохання передаємо домен вам. До вебсайту M належить одна поштова скринька, до вебсайту L належать пʼять; провайдер зберігає листи в них на серверах у Німеччині та обробляє їх за нашим дорученням (ст. 28 GDPR). Правовою підставою є ст. 6(1)(b) GDPR. Скриньки існують, доки вебсайт замовлено; після цього ми видаляємо їх разом із вмістом.

Якщо ви користуєтеся ШІ-довідкою (поле «ШІ-довідка» вгорі та кнопка «Запитати ШІ» в рядку пошуку), введене вами питання передається до сервісу штучного інтелекту Anthropic PBC, Сан-Франциско, США, і там опрацьовується. Передається виключно текст, який ви вводите самі, — жодних даних клієнтів, рахунків чи відомостей з вашого облікового запису. Правова підстава — ст. 6(1)(b) GDPR; передавання до США захищене договором про обробку даних зі стандартними договірними положеннями. Питання не використовуються для навчання моделей ШІ. Anthropic видаляє питання й відповіді не пізніше ніж через 30 днів; лише якщо питання позначено як порушення правил використання Anthropic, вони зберігаються до 2 років. Якщо ви цього не бажаєте, просто не користуйтеся кнопкою: довідка й далі доступна у вигляді списку, а за номером +49 155 656 999 69 відповідає жива людина.

Журнал Privadi (з 29.09.2026): Для чернеток статей нашого власного журналу на privadi.de та deine-reinigungsfirma.de ми також використовуємо сервіс штучного інтелекту Anthropic PBC, Сан-Франциско, США. Передаються лише рубрика, наші вимоги до стилю, сезонна тема та заголовки наявних статей, жодних даних про вас, ваших клієнтів чи працівників. Для супровідних текстів наших дописів у соцмережах (з 30.09.2026) ми також передаємо заголовок, анонс і текст готової статті, так само без даних про вас, ваших клієнтів чи працівників. Кожну чернетку ми читаємо й перевіряємо, перш ніж опублікувати її вручну.

Додатковий пакет Social Media (з 02.10.2026, добровільно й платно): Якщо ви його замовите, ми зберігаємо на нашому сервері (пункт 3) ваш логотип, колір, гасло, вибрані платформи, ваші тексти й заголовки, завантажені вами фото (місце зйомки й дані камери ми видаляємо), створені з них зображення й супровідні тексти, а також кількість дописів із текстом ШІ за місяць. Як і пакети, додатковий пакет оплачується через Stripe (пункт 12). Якщо ви публікуєте допис як статтю, заголовок, текст і фото разом із назвою вашої фірми публічно доступні на mein.privadi.de, а якщо ви це ввімкнете, також у вашому клієнтському застосунку та у списку, який ви вбудовуєте у свій сайт за допомогою коду. Під час відкриття цих сторінок обробляються лише технічні дані з пункту 4; файли cookie вони не встановлюють. Правова підстава: ст. 6 ч. 1 п. b GDPR. Дані зберігаються, доки ви не видалите допис або доки не буде видалено ваш обліковий запис; після завершення додаткового пакета сторінки статей вимикаються.

Social Media (з 02.10.2026): Якщо в додатковому пакеті тексти пише ШІ, ми передаємо введений вами текст, ваш заголовок, назву вашої фірми та вибрані платформи сервісу ШІ Anthropic PBC, Сан-Франциско, США. Тому не вводьте там дані ваших клієнтів або працівників. Правова підстава: ст. 6 ч. 1 п. b GDPR; для передавання до США діє те саме, що й для ШІ-довідки. Без позначки для ШІ нічого не передається.

Під'єднання календаря (з 04.09.2026, необов'язково): Якщо ти під'єднуєш у налаштуваннях свій календар Apple (iCloud), ми зберігаємо твій Apple ID і створений для цього в Apple пароль для програми в зашифрованому вигляді у твоєму обліковому записі. Сервер отримує з ним записи обраного тобою календаря від Apple Inc. і створює там заброньовані візити; при цьому ім'я, контактні дані та бажаний час твого клієнта потрапляють у твій календар в Apple. Apple тут є твоїм постачальником, а не нашим — для захисту даних у твоєму обліковому записі Apple діють правила Apple. Якщо ти від'єднуєш календар, ми негайно видаляємо Apple ID і пароль із твого облікового запису; записи у твоєму календарі залишаються в Apple.

Переклад документів (необов'язково): Якщо ви вказуєте в налаштуваннях власний ключ DeepL і запускаєте переклад документа німецькою, сервер передає тексти позицій і примітку цього документа до DeepL SE, Кельн, і замінює їх у документі перекладом. Ключ належить до вашого власного облікового запису DeepL; DeepL тут є вашим постачальником, а не нашим, і для захисту даних там діють правила DeepL. Без ключа нічого не передається.

Підписки PrivadiOffice (пакети) і членство в Reinigungszentrale (meine-reinigungsfirma.de: регіони та, за потреби, PrivadiOffice) ви оплачуєте через платіжного постачальника Stripe Payments Europe, Limited, Дублін, Ірландія («Stripe»). Обидва ведуться через той самий обліковий запис Stripe сервісу PrivadiOffice.

При цьому обробляються: імʼя, назва фірми, адреса електронної пошти, адреса для рахунків, якщо її запитують, ідентифікаційний номер платника ПДВ (якщо його вказано), платіжні дані (дані картки або банківські реквізити для прямого дебетування SEPA), а також рахунки із сумами, датами та станом оплати. Дані картки та рахунку ви вводите безпосередньо на сторінці Stripe; ми їх не отримуємо і не зберігаємо. У нас зберігаються ідентифікатори вашого клієнтського облікового запису та підписки в Stripe, вид і стан підписки, дати розірвання та завершення, а для членства — початок і кінець безкоштовних днів PrivadiOffice і дата завершення в разі відмови від нього.

Мета — розрахунки за вашу підписку або членство: стягнення внесків, розрахунок змін, повернення коштів і активація після оплати. Правова підстава — ст. 6 абз. 1 літ. b GDPR. Рахунки та бухгалтерські документи ми зберігаємо й після закінчення договору протягом установлених законом строків зберігання (§ 147 AO, § 14b UStG); правова підстава для цього — ст. 6 абз. 1 літ. c GDPR.

Stripe обробляє дані частково за нашим дорученням, а частково — наприклад, для запобігання шахрайству та виконання власних законних обовʼязків — під власну відповідальність. При цьому дані можуть передаватися компанії Stripe, Inc. у США. За даними Stripe, така передача ґрунтується на Рамковій програмі захисту даних ЄС–США (EU-U.S. Data Privacy Framework) і на стандартних договірних положеннях Європейської комісії. Докладніше — у політиці конфіденційності Stripe: https://stripe.com/de/privacy

Apple Pay і Google Pay: На сторінці оплати Stripe ви також можете платити через Apple Pay або Google Pay, якщо ваш пристрій чи браузер це підтримує. Якщо ви обираєте один із цих сервісів, ви підтверджуєте платіж там. Для цього Apple або Google отримують відомості про платіж, наприклад суму й одержувача, і обробляють їх під власну відповідальність; при цьому дані можуть передаватися також до США. Крім того, Google може використовувати ці дані для власного аналізу. Правовою підставою є ст. 6(1)(b) GDPR. Докладніше в політиках конфіденційності Apple: https://www.apple.com/legal/privacy/ та Google: https://policies.google.com/privacy

Якщо ви створили обліковий запис під час реєстрації як партнер у Reinigungszentrale і не оплатили членство, ми видаляємо обліковий запис через 30 днів після реєстрації разом із реєстрацією на порталі, якщо в нього немає підписки та оплаченого рахунку; за сім днів до цього портал вам нагадає. Якщо ми відхиляємо реєстрацію до активації, ми припиняємо підписку, повертаємо сплачені суми через Stripe і зберігаємо час повернення.

Ви маєте право будь-коли на:

• доступ до збережених про вас даних (ст. 15 GDPR)
• виправлення неправильних даних (ст. 16 GDPR)
• видалення (ст. 17 GDPR)
• обмеження обробки (ст. 18 GDPR)
• отримання ваших даних у поширеному форматі (ст. 20 GDPR)
• заперечення проти обробки на підставі законних інтересів (ст. 21 GDPR)

Достатньо звичайного повідомлення на office@privadi.net.

Крім того, ви можете подати скаргу до наглядового органу. Для нас це Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Otto-von-Guericke-Straße 34a, 39104 Magdeburg.

Якщо в PrivadiOffice змінюється щось, що стосується поводження з даними, ми одразу оновлюємо цю політику та підвищуємо дату вгорі. Користувачі, які увійшли, бачать у програмі позначку поруч із пунктом «Конфіденційність», доки одного разу не відкриють політику.