Datenschutzerklärung

Privadi, Martin Schröder Ernst-Kromayer-Straße 28 06112 Halle (Saale) Telefon: 0155 656 999 69 E-Mail: office@privadi.net

Einen Datenschutzbeauftragten gibt es nicht; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür liegen nicht vor.

PrivadiOffice trennt zwei Arten von Daten sehr bewusst.

Deine eigenen Daten — dein Konto, deine Firmendaten, deine Einstellungen. Dafür sind wir verantwortlich, und darum geht es in dieser Erklärung.

Die Daten deiner Kunden und Mitarbeiter, die du in PrivadiOffice erfasst. Dafür bist du verantwortlich. Wir speichern sie nur für dich und sehen sie nicht. Was dabei gilt, regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Es gibt in PrivadiOffice keinen Zugang, über den wir ohne deine Freigabe in die Kundendaten unserer Nutzer schauen könnten. Brauchst du Hilfe und wir müssen in dein Konto sehen, geht das nur, wenn du es in den Einstellungen ausdrücklich und für höchstens 24 Stunden freigibst (Nummer 7). Jeder solche Zugriff wird protokolliert.

Auf einem Server in Deutschland, betrieben von einem deutschen Hosting-Anbieter. Die Verbindung dorthin ist verschlüsselt (TLS). Eine Übermittlung in Länder ausserhalb der EU findet nicht statt — ausser bei der Bezahlung über Stripe, bei der Daten in die USA übermittelt werden können (Nummer 12).

Mit dem Serveranbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf werden technische Angaben verarbeitet, die dein Browser übermittelt: aufgerufene Adresse, Zeitpunkt, übertragene Datenmenge, Herkunftsseite, Browser- und Betriebssystemkennung sowie die IP-Adresse. Das ist technisch notwendig, um die Seite auszuliefern, und dient der Sicherheit des Betriebs.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Diese Protokolle werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht.

Wir zählen selbst, wie oft die Startseite aufgerufen wird. Dabei speichern wir nur das Datum, die aufgerufene Seite und — falls vorhanden — die Seite, von der ein Besucher kam.

Seit dem 07.09.2026 speichern wir zusätzlich das Land des Besuchers, also allein das Länderkürzel wie „DE“. Es wird beim Aufruf aus der IP-Adresse ermittelt, und zwar auf unserem eigenen Server anhand einer dort hinterlegten Länderliste. Die IP-Adresse selbst wird dabei weder gespeichert noch weitergegeben, und es wird kein fremder Dienst gefragt. Aus einem Land lässt sich keine Person und kein Ort ableiten. Die Länderliste stammt von DB-IP (IP Geolocation by DB-IP, https://db-ip.com, Lizenz CC BY 4.0).

Nicht gespeichert werden: IP-Adresse, Kennungen jeder Art, Cookies oder sonstige Merkmale, mit denen sich ein Besucher wiedererkennen liesse. Auf deinem Gerät wird dabei nichts gespeichert und nichts ausgelesen. Es findet kein Profiling statt.

Ein fremder Dienst wie Google Analytics kommt nicht zum Einsatz. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Dieselbe Zählung erfasst auch die Marken-Website privadi.com und das Vermittlungsportal meine-reinigungsfirma.de, die vom selben Verantwortlichen betrieben werden. Die Werte liegen hier gemeinsam und werden nur durch einen Vorsatz vor der Seitenadresse unterschieden. Auch dabei werden keine IP-Adressen und keine Kennungen gespeichert.

PrivadiOffice setzt ein technisch notwendiges Cookie: das Sitzungs-Cookie der Anmeldung. Ohne dieses Cookie könntest du dich nicht anmelden. Es enthält keine Werbe- oder Analysemerkmale.

Wie lange es gilt, entscheidest du beim Anmelden. Ohne das Häkchen „Angemeldet bleiben“ meldet dich PrivadiOffice nach einer Stunde ohne Aktivität ab. Mit Häkchen bleibt die Anmeldung bis zu 30 Tage gültig und verlängert sich bei jedem Besuch. „Abmelden“ und das Löschen der Browserdaten beenden sie jederzeit; das Häkchen gilt nur für den Browser oder die App, in der du es gesetzt hast.

Es gibt keine Werbe-Cookies und keine Cookies fremder Anbieter. Deshalb erscheint auch kein Cookie-Banner.

Bevor ein Konto entsteht, bestätigst du seit dem 07.09.2026 deine E-Mail-Adresse. Beim Ausfüllen des Anmeldeformulars speichern wir dafür zunächst nur: E-Mail-Adresse, Name (falls angegeben), gewählte Sprache, die Prüfsumme deines Passworts, den Zeitpunkt deiner Zustimmung zu AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag samt deren Fassung sowie einen Prüfwert des Bestätigungslinks. Ein Konto legen wir erst an, wenn du den Link aus der E-Mail anklickst; er gilt 24 Stunden. Klickst du ihn nicht, werden diese Angaben nach Ablauf der Frist automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die vorvertragliche Maßnahme und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für unser berechtigtes Interesse, Anmeldungen mit fremden oder erfundenen Adressen zu verhindern.

Für ein Konto verarbeiten wir: E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Prüfsumme, nie im Klartext), Name, Firmendaten, Anschrift, Kontaktdaten, Steuernummer, Umsatzsteuer-ID und Betriebsnummer, Bankverbindung für den Ausdruck auf Rechnungen, deine Einstellungen sowie Zeitpunkt der Anmeldung und der letzten Nutzung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — die Erfüllung des Nutzungsvertrags.

Freiwillig für die Steuerschätzung: Trägst du in den Einstellungen Angaben zur Steuerberechnung ein — Rechtsform, Gewerbesteuer-Hebesatz deiner Gemeinde, Zusammenveranlagung mit einem Partner, weitere Einkünfte, Kirchensteuersatz —, werden diese Angaben in deinem Konto gespeichert. Sie dienen allein dazu, dir im Programm eine überschlägige Steuerzahl anzuzeigen. Die Berechnung läuft auf unserem Server, es findet keine Übermittlung an Finanzbehörden, Steuerberater oder sonstige Dritte statt. Die Angaben sind freiwillig; ohne sie rechnet das Programm mit Standardannahmen. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die du jederzeit widerrufen kannst, indem du die Felder leerst.

Speicherdauer: für die Dauer des Vertrags. Nach dem Ende des Abos bleiben Konto und Inhalte noch drei Monate erhalten; in dieser Zeit kannst du deine Daten herunterladen, alle übrigen Funktionen sind gesperrt. Danach werden Konto und Inhalte automatisch und unwiderruflich gelöscht — 14 Tage und einen Tag vorher erinnern wir dich per E-Mail. Löschst du dein Konto selbst, geschieht das unmittelbar nach deiner Bestätigung per E-Mail. Ausgenommen sind Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht — Rechnungen an dich müssen wir bis zu zehn Jahre aufbewahren.

Feedback aus dem Programm: Schickst du uns über den Punkt „Feedback“ einen Hinweis, speichern wir deine Nachricht, die gewählte Art des Hinweises, den Zeitpunkt und die Verbindung zu deinem Konto. Dieselbe Nachricht geht zusätzlich als E-Mail an unser Postfach; welche unserer Adressen das ist, stellen wir selbst ein. An die E-Mail-Adresse deines Kontos schicken wir dir eine kurze Eingangsbestätigung ohne Werbung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Verbesserung des Programms. Gelöscht wird dein Feedback, sobald das Anliegen erledigt ist, spätestens nach drei Jahren.

Support-Zugang (seit 30.09.2026): In den Einstellungen kannst du dem Privadi-Support für 24 Stunden Zugriff auf dein Konto geben. Nur solange diese Freigabe läuft, kann der Betreiber (Nummer 1) dein Konto öffnen, darin sehen, was du siehst, und bei Bedarf auch etwas ändern; dein Passwort braucht und sieht er dabei nicht. Du kannst die Freigabe jederzeit vorher beenden, der Zugriff endet dann sofort. Wir speichern dafür das Ende der Freigabe, zu jeder geöffneten Support-Sitzung Beginn, Ende und wer sie geöffnet hat, sowie im Protokoll jeden Aufruf mit Zeitpunkt, aufgerufener Adresse im Programm und Art des Aufrufs (ansehen oder ändern). Inhalte, die dabei angesehen, eingegeben oder geändert werden, stehen nicht im Protokoll. Das Protokoll siehst du in den Einstellungen. Protokolleinträge und Sitzungen löschen wir automatisch nach 12 Monaten, mit deinem Konto sofort. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Hilfe auf deinen Wunsch im Rahmen des Nutzungsvertrags), für das Protokoll Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, jeden Zugriff nachvollziehbar zu machen. Soweit wir dabei Daten deiner Kunden und Mitarbeiter sehen, handeln wir als dein Auftragsverarbeiter nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Zugang für dein Steuerbüro (seit 30.09.2026, Paket Avantgarde): In den Einstellungen kannst du dein Steuerbüro per E-Mail einladen. Wir speichern dafür die E-Mail-Adresse, einen freiwilligen Namen, eine Prüfsumme des Einladungslinks mit seiner Frist von 7 Tagen, die Prüfsumme des Passworts, das das Steuerbüro selbst vergibt (nie im Klartext), sowie den Zeitpunkt der Einladung und der letzten Anmeldung. Die Einladung verschicken wir über unseren Absender office@privadi.de (Nummer 9). Das Steuerbüro meldet sich mit eigener E-Mail-Adresse und eigenem Passwort an und kann deine Rechnungen und Gutschriften, Angebote und Auftragsbestätigungen samt PDF und XRechnung, deine Ausgaben mit Belegen, das Kassenbuch, die Übersicht der Einnahmen und Ausgaben und die Exporte dieser Belege und Ausgaben nur lesen; ändern kann es nichts. Ob und wem du diesen Zugang gibst, entscheidest allein du. Du gibst damit die Daten in diesen Unterlagen, auch die deiner Kunden, in eigener Verantwortung an dein Steuerbüro weiter; wir stellen nur den Zugang bereit. Du kannst den Zugang jederzeit entfernen: Er endet dann sofort, und seine Anmeldedaten werden gelöscht, ebenso mit deinem Konto. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO dir gegenüber und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gegenüber dem Steuerbüro; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer eigener Zugang, damit du dein Passwort nicht weitergeben musst.

Das Vermittlungsportal unter meine-reinigungsfirma.de und PrivadiOffice werden vom selben Verantwortlichen betrieben (siehe Nummer 1) und führen seit dem 04.09.2026 für Betriebe ein gemeinsames Konto: Mit derselben E-Mail-Adresse und demselben Passwort meldest du dich bei beiden Diensten an. Eine Weiterleitung findet nicht statt. Privatkunden des Portals haben kein PrivadiOffice-Konto; von ihnen erhalten wir keine Daten.

Das Konto liegt hier bei PrivadiOffice. Trägt sich ein Betrieb im Portal als Partner ein, entsteht sein Konto hier; übermittelt werden dabei Name, E-Mail-Adresse, Passwort, Firmenname sowie der Zeitpunkt der Zustimmung zu AGB, Datenschutzerklärung und Auftragsverarbeitungsvertrag. Das Passwort speichern wir nur als Prüfsumme, nie im Klartext. Bei jeder Anmeldung im Portal übergibt das Portal E-Mail-Adresse und Passwort an PrivadiOffice zur Prüfung; Änderungen an Passwort oder E-Mail-Adresse im Portal werden hier vorgenommen und gelten für beide Dienste.

Meldest du dich hier mit einem Betriebskonto an, das bisher nur im Portal bestand, fragt PrivadiOffice das Passwort beim Portal ab und legt das gemeinsame Konto in diesem Moment an; das Portal übermittelt dabei Name und Firmenname. Ein Betrieb aus dem Portal erhält das Paket Equip; um die Zustimmung zum Auftragsverarbeitungsvertrag bitten wir beim ersten Besuch.

Der Knopf Mit PrivadiOffice anmelden im Portal bleibt bestehen: Klickst du ihn, bestätigen wir dem Portal über einen signierten Nachweis (60 Sekunden gültig, einmal einlösbar), dass du hier angemeldet bist; übermittelt werden E-Mail-Adresse, Name und gebuchtes Paket, nicht das Passwort. Unterzugänge für Mitarbeitende können diesen Weg nicht nutzen.

Hat dein Betrieb ein Partnerkonto im Portal, zeigt dir PrivadiOffice in der Übersicht die Anzahl offener Ausschreibungen, Anfragen und erteilter Aufträge aus dem Portal sowie die einzelnen Anfragen und Aufträge. Dafür fragt PrivadiOffice mit deiner E-Mail-Adresse beim Portal nach. Die Kontaktdaten eines Kunden aus dem Portal (Name, Firma, Telefon, E-Mail-Adresse, Straße) gibt das Portal nur heraus, wenn der Kunde sie für genau deinen Betrieb freigegeben hat oder du seine Anfrage übernommen hast. PrivadiOffice zeigt sie dann an und übernimmt sie auf Wunsch in ein Angebot; ab da bist du für diese Daten verantwortlich wie für deine übrigen Kunden (Nummer 10). Die Übermittlung läuft zwischen unseren eigenen Diensten; es ist keine Weitergabe an Dritte. Beide Dienste führen getrennte Datenbestände für ihre Inhalte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bist du Mitglied der Reinigungszentrale, wird deine Mitgliedschaft — Gebiete und gegebenenfalls PrivadiOffice — über das Stripe-Konto von PrivadiOffice abgerechnet (Nummer 12). Dafür gleichen PrivadiOffice und das Portal innerhalb desselben Servers den Stand ab: Das Portal übermittelt E-Mail-Adresse, gewählte Gebiete, Kundenart, Sprache und ob du PrivadiOffice dazubuchen oder abbestellen willst; PrivadiOffice meldet dem Portal den Stand der Zahlung, die Zahl der abgerechneten Gebiete, Beginn und Ende der kostenlosen Tage von PrivadiOffice, das Enddatum einer Abbestellung oder Kündigung und gegebenenfalls den Link zu einer offenen Rechnung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bausteine und Pakete (seit 07.10.2026): Buchst du hier Bausteine oder ein Paket und gibt es im Vermittlungsportal noch kein Konto mit deiner E-Mail-Adresse, legen wir dort nach der ersten Zahlung mit den Angaben aus deinem Konto (Name, E-Mail-Adresse, Firmenname, Straße, Postleitzahl, Ort, Telefon) und der gebuchten Auswahl einen Betriebseintrag an; du wirst damit kostenlos Mitglied. Öffentlich sichtbar wird der Eintrag erst, wenn du die Nachweise vorgelegt hast und wir den Betrieb freigegeben haben. Die gebuchte Auswahl gleichen Portal und PrivadiOffice untereinander ab, damit beide Dienste denselben Stand zeigen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Löschung: Für das gemeinsame Konto gilt Nummer 7. Wird dein Konto hier gelöscht — auf deinen Wunsch oder automatisch drei Monate nach dem Ende des Abos —, werden im selben Zug dein Zugang, deine Angebote, Nachrichten und Datenfreigaben im Portal gelöscht, und dein Betrieb ist dort für niemanden mehr sichtbar. Dein Betriebseintrag und deine Nachweise bleiben im Portal danach drei Jahre gespeichert, damit Ansprüche aus vermittelten Aufträgen noch geklärt werden können, und werden dann automatisch gelöscht (Einzelheiten in der Datenschutzerklärung des Portals, Nummer 7). Konto und Mitgliedschaft lassen sich nicht getrennt kündigen; zahlst du die Mitgliedschaft über das Portal, kannst du PrivadiOffice dort allein abbestellen.

Verschickst du aus PrivadiOffice heraus Rechnungen oder Angebote, läuft das über den Postausgangsserver deines eigenen E-Mail-Anbieters, den du in den Einstellungen hinterlegst. Die Nachricht geht also von dir aus, nicht von uns. Deine Zugangsdaten liegen dafür verschlüsselt in deinem Konto.

Trägst du kein eigenes Postfach ein, verschicken wir die Nachricht seit dem 29.08.2026 stattdessen über unseren Absender office@privadi.de. Dein Firmenname steht dabei als Absender, Antworten deiner Kunden gehen an deine Firmenadresse. Dabei verarbeitet unser E-Mail-Anbieter Name und Adresse deines Kunden sowie die angehängte Rechnung; er ist insoweit unser Auftragsverarbeiter. Gespeichert werden die Nachrichten bei uns nicht.

Kann eine Nachricht über office@privadi.de nicht zugestellt werden, werten wir seit dem 23.09.2026 die Fehlermeldung des Mailservers oder den Rückläufer des empfangenden Servers aus (Empfänger, Betreff, Grund) und melden das an unsere eigenen Postfächer, um das Problem zu beheben. Adressen deiner Kunden erscheinen darin nur mit dem Anbieter (dem Teil nach dem @). In unserer Datenbank wird davon nichts gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine zuverlässige Zustellung.

Nur für Systemnachrichten, die dich selbst betreffen — etwa der Link zum Zurücksetzen deines Passworts — nutzen wir unseren eigenen Absender.

Legst du eine Serienrechnung an, entsteht die Rechnung zum eingestellten Tag automatisch und geht — wenn du das so eingestellt hast — ohne weiteres Zutun an den hinterlegten Kunden. Dafür läuft auf dem Server ein zeitgesteuerter Vorgang, der einmal täglich prüft, welche Serien fällig sind. Es werden dabei keine anderen Daten verarbeitet als bei einer von Hand versendeten Rechnung; nur der Auslöser ist die Uhr statt dein Klick. Verantwortlich für den Versand bleibst du.

Seit dem 29.08.2026 fragt das Programm vor dem Versand nach den Empfängern. Vorbelegt ist die beim Kunden hinterlegte Adresse; du kannst sie für diese eine Sendung ändern, weitere Adressen ergänzen oder eine Kopie an dich selbst schicken. Diese Adressen werden nur für den Versand verwendet und nicht gespeichert — dauerhaft geändert wird eine Adresse allein beim Kunden.

Newsletter (seit 18.09.2026): Wir schicken dir gelegentlich Neuigkeiten zu PrivadiOffice und zur Reinigungszentrale an die E-Mail-Adresse deines Kontos. Rechtsgrundlage ist § 7 Abs. 3 UWG (Werbung für eigene ähnliche Leistungen an bestehende Kunden) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dafür speichern wir deine E-Mail-Adresse, deinen Namen, die Sprache, woher die Adresse stammt sowie die Zeitpunkte von Eintrag, Bestätigung, letzter Nachricht und Widerspruch. In jeder Nachricht steht unten, warum sie kommt, und ein Abmeldelink — ein Klick genügt, ohne Anmeldung und ohne Rückfrage. Danach bleibt deine Adresse als abgemeldet vermerkt, damit sie nicht versehentlich wieder in den Verteiler gerät. Wer sich über eine unserer Webseiten selbst einträgt, erhält zuerst eine Mail mit einem Bestätigungslink; ohne diesen Klick verschicken wir nichts.

Was du in PrivadiOffice über deine Kunden und Mitarbeiter erfasst, verarbeiten wir ausschliesslich in deinem Auftrag und nach deinen Weisungen. Dafür gilt zwischen dir und uns ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, den du bei der Registrierung schliesst und jederzeit einsehen kannst.

Wichtig für dich: Gegenüber deinen Kunden und Mitarbeitern bist du der Verantwortliche. Du musst sie also informieren, dass du ihre Daten verarbeitest — deine eigene Datenschutzerklärung deckt das ab, nicht unsere.

Seit dem 23.08.2026 erfasst der Personalfragebogen weitere Angaben zu deinen Mitarbeitern: Geschlecht, Geburtsname und -land, Schul- und Ausbildungsabschluss, Art der Krankenversicherung, Elterneigenschaft und, sofern zutreffend, Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis, Grad einer Behinderung, Angaben zur privaten Krankenversicherung, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge sowie eine Pfändung des Arbeitsentgelts. Grad der Behinderung und Angaben zur Krankenversicherung sind Gesundheitsdaten, die Pfändung ist ebenfalls besonders schutzbedürftig — du erhebst sie als Verantwortlicher und nur, soweit du sie für die Lohnabrechnung und die Meldung an die Sozialversicherung brauchst.

Angaben zu einer Pfändung löscht das Programm von selbst: sechs Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Pfändung endet oder der Mitarbeiter ausscheidet — je nachdem, was später eintritt. Diese Frist entspricht der Aufbewahrungspflicht für das Lohnkonto nach § 41 EStG. Alle übrigen Angaben bleiben, bis du den Mitarbeiter löschst.

Zu jedem Mitarbeiter kannst du unter „Unterlagen“ Schreiben ablegen, die aus seinen Stammdaten entstehen — Arbeitsvertrag und Personalfragebogen. Sie liegen als Text in deinem Konto auf demselben Server wie deine übrigen Daten und werden von uns nicht eingesehen. Löschst du den Mitarbeiter, werden seine Unterlagen im selben Zug mitgelöscht; einzelne Schreiben kannst du jederzeit selbst entfernen. Wie lange du Personalunterlagen aufbewahren musst, richtet sich nach den steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fristen, die für dich als Arbeitgeber gelten — das entscheidest du, nicht wir.

Nutzt du die Zeiterfassung, verarbeitest du Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter: Beginn und Ende jedes Einsatzes, das zugeordnete Objekt, die daraus errechneten Stunden sowie jede nachträgliche Änderung mit Zeitpunkt und Urheber. Das Änderungsprotokoll ist kein Zusatz, sondern Folge deiner Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG. Aus denselben Daten entstehen die monatliche Lohn-Aufbereitung fürs Steuerbüro und die Lohnkosten-Vorschau; ein abgeschlossener Monat lässt sich danach nicht mehr stillschweigend ändern.

Ebenso erfasst du Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit, unbezahlte Freistellung und Feiertage, jeweils mit Zeitraum, Stand des Antrags und einer freien Notiz. Melden deine Mitarbeiter selbst etwas über ihren persönlichen Zugang, entstehen die Einträge dort. Dass jemand an bestimmten Tagen krank war, ist ein Gesundheitsdatum im Sinne von Art. 9 DSGVO. Du erhebst es als Verantwortlicher und nur, soweit du es für Entgeltfortzahlung, Urlaubsplanung und deine Aufzeichnungspflichten brauchst; für uns als Auftragsverarbeiter gilt Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO zusammen mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Diagnosen gehören nicht in das Notizfeld — für keinen dieser Zwecke sind sie nötig.

Zeiten und Abwesenheiten bleiben gespeichert, bis du den Mitarbeiter löschst. Welche Aufbewahrungsfristen für dich gelten — etwa zwei Jahre für die Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG — richtet sich nach deinen eigenen Pflichten als Arbeitgeber.

Trägst du Bewerber ein (Mitarbeiter → Bewerber), verarbeitest du Daten von Menschen, die noch nicht bei dir arbeiten: Name, die Tätigkeit, auf die sie sich beworben haben, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, eine freie Notiz und den Tag des Eintrags. Mehr fragt das Programm nicht ab. Diese Angaben stehen für sich: Sie gehören zu keiner Personalakte und fliessen in keine Lohnabrechnung ein. Du erhebst sie als Verantwortlicher. Wie lange du sie behalten darfst, richtet sich nach deinem Zweck — nach einer Absage sind etwa sechs Monate üblich, weil in dieser Zeit Ansprüche nach § 15 AGG geltend gemacht und eingeklagt werden können. Das Programm löscht Bewerber nie von selbst; einen Eintrag entfernst du mit dem Löschknopf in seiner Zeile. Angaben zu Gesundheit, Herkunft, Religion und Ähnlichem gehören nicht in das Notizfeld.

Seit dem 29.08.2026 haelt das Programm zu jeder Rechnung zwei weitere Zeitpunkte fest: wann sie zuletzt gedruckt wurde und wann sie per E-Mail an deinen Kunden ging. Beides beschreibt deinen eigenen Vorgang und ist keine zusaetzliche Angabe ueber deinen Kunden; die Zeitpunkte stehen im Vorschaufeld neben der Rechnungsliste und werden zusammen mit der Rechnung geloescht.

Aenderst du eine erfasste Zahlung oder nimmst sie zurueck, haelt das Programm das ebenfalls fest: Zeitpunkt, das an- und abgemeldete Konto und der vorherige Wert. Das ist keine Auswertung deines Verhaltens, sondern die Nachvollziehbarkeit, die die Grundsaetze ordnungsmaessiger Buchfuehrung fuer Korrekturen verlangen. Diese Eintraege werden mit der Rechnung geloescht.

Seit dem 29.08.2026 kannst du Zahlungen deiner Kunden auch in Teilbetraegen erfassen. Zu jeder Zahlung speichert das Programm den Betrag, den Tag des Eingangs, die Zahlungsart (bar, Bank, Karte oder Sonstiges), eine freiwillige Notiz und das Konto, das sie erfasst hat. Diese Angaben gehoeren zum Zahlungsverhalten deines Kunden und werden zusammen mit der Rechnung geloescht. Bei deinen eigenen Ausgaben haelt das Programm zusaetzlich den Zahltag und die Zahlungsart fest; das betrifft deinen Betrieb, nicht deine Kunden.

Seit dem 30.08.2026 gibt es ein Kassenbuch. Darin stehen deine eigenen Bargeschaefte mit Datum, Art, Betrag, Steuersatz, Verwendungszweck, Belegangabe und laufendem Bestand; wo eine Buchung aus einer Kundenzahlung entstanden ist, steht die Rechnungsnummer dabei. Das betrifft deinen Betrieb; ueber deinen Kunden kommt dadurch keine neue Angabe hinzu. ⚠️ Kassenbuchungen werden nie geaendert und nie geloescht — eine Korrektur entsteht als zusaetzliche Gegenbuchung. Das ist keine Entscheidung von uns, sondern § 146 Abs. 4 AO. Geloescht wird das Kassenbuch erst mit deinem Konto.

Ebenfalls seit dem 30.08.2026 kannst du am Kunden vermerken, dass er die Umsatzsteuer nach § 13b UStG selbst schuldet, und die Gueltigkeit seiner Bescheinigung USt 1 TG hinterlegen. Beides sind steuerliche Angaben ueber deinen Geschaeftspartner, die du fuer eine ordnungsgemaesse Rechnung brauchst; sie werden mit dem Kunden geloescht.

Eingangsrechnungen als E-Rechnung (seit 30.09.2026): Lädst du unter „Ausgaben“ eine E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) hoch, liest allein unser Server die darin enthaltenen Angaben aus, etwa Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge, Steuernummer und Bankverbindung des Lieferanten sowie den Rechnungsempfänger, übermittelt dabei nichts an Dritte und speichert die Datei unverändert als Beleg bei der Ausgabe, bis du die Ausgabe oder dein Konto löschst.

Kunden-App (seit 04.09.2026, Anmeldung mit Passwort seit 05.09.2026): Deine Kunden können sich in einer eigenen App anmelden und dort ihre Termine, die von dir freigegebenen Rechnungen und Neuigkeiten sehen. Zur Anmeldung geben sie ihre Kundennummer, ihre E-Mail-Adresse und ein selbst gewähltes Passwort an. Beim ersten Mal tragen sie eine E-Mail-Adresse ihrer Wahl ein (seit 11.09.2026); an genau diese Adresse schicken wir einen einmaligen Link, über den sie ihr Passwort vergeben. Bis zum Klick ist die Adresse nur bei diesem Link vermerkt. Mit dem Klick speichern wir sie im App-Konto und tragen sie in deinem Konto beim Kunden als E-Mail-Adresse ein; eine dort bereits gespeicherte Adresse bleibt als zweite Adresse oder als Zeile in der Notiz zum Kunden erhalten. Bei einem vergessenen Passwort geht der Link nur an die Adresse, mit der sich der Kunde registriert hat. Scheitert der Versand eines solchen Links, erhalten wir eine Fehlermeldung mit deinem Betrieb, dem Zeitpunkt, der Kundennummer und dem Anbieter der Zieladresse (dem Teil nach dem @), um den Fehler zu beheben. Wir speichern dafür die bestätigte E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt der Anmeldung, den Zeitpunkt der Passwortvergabe sowie Prüfwerte von Passwort, Link und Sitzung — nie das Passwort und nie den Link selbst. Fehlversuche werden für wenige Minuten im Arbeitsspeicher gezählt, um Durchprobieren zu verhindern. Als Betrieb kannst du die App aus deiner Übersicht heraus in der Ansicht eines deiner Kunden öffnen; dabei siehst du nur Daten, für die du ohnehin verantwortlich bist. Wie oft ein Kunde die App öffnet oder ob er eine Rechnung angesehen hat, erfassen wir nicht. Verantwortlich für diese Daten bleibst du; wir verarbeiten sie in deinem Auftrag.

Terminnachrichten und Werbung (seit 05.09.2026): Bucht ein Kunde einen Termin, senden wir in deinem Namen eine Nachricht an dich und eine Eingangsbestätigung an den Kunden (seit 18.09.2026); bestätigst oder lehnst du ab, geht eine Nachricht an den Kunden. Beim Buchen in der App kann der Kunde freiwillig eine Aufgabe eintragen, etwa „Glasreinigung“ (seit 18.09.2026); sie steht bei der Anfrage unter „Termine“, in beiden Nachrichten und im Kalendereintrag. Hast du deinen Kalender verbunden, schreiben wir einen bestätigten Termin mit Name und Kontaktdaten des Kunden in diesen Kalender. Kunden mit einem Konto in der App können ausserdem Neuigkeiten per E-Mail erhalten; die Voreinstellung ist „ja“ und stützt sich auf § 7 Abs. 3 UWG (Werbung für eigene ähnliche Leistungen an bestehende Kunden). Jeder Kunde kann das in der App jederzeit abschalten, und in jeder Nachricht steht ein Abmeldelink; den Zeitpunkt des Widerspruchs halten wir fest. Verantwortlich für Inhalt und Versand bleibst du.

Widerruf und Absage (seit 24.09.2026): Hast du das Widerrufsrecht eingeschaltet (Termine → Widerrufsrecht), speichern wir zu jedem Termin, wann du ihn bestätigt hast, ob der Kunde beim Buchen dem Beginn vor Ende der Widerrufsfrist zugestimmt hat, und wann ein Widerruf oder eine Absage über „Termin absagen“ in der App eingegangen ist. Den Namen und die E-Mail-Adresse, die der Kunde beim Widerruf einträgt, verwenden wir nur für die gesetzlich vorgeschriebene Eingangsbestätigung an ihn und die Nachricht an dich (§ 356a BGB); gespeichert werden sie nicht. Zur Zusage-Mail erzeugen wir aus deinen Firmendaten eine Widerrufsbelehrung als PDF.

Terminerinnerungen (seit 05.09.2026): Vor einem bestätigten Termin senden wir in deinem Namen bis zu zwei Erinnerungen an deinen Kunden — eine Woche und einen Tag vorher, je nachdem was du eingestellt hast. Die Nachricht enthält Datum und Uhrzeit sowie den Termin als Kalenderdatei zum Anhängen. Dafür läuft auf dem Server einmal täglich ein zeitgesteuerter Vorgang; wir halten je Termin fest, welche Erinnerung bereits verschickt wurde, damit niemand zweimal angeschrieben wird.

Abgesagte Termine (seit 12.09.2026): Löschst du einen bestätigten Termin in deinem verbundenen Kalender, senden wir in deinem Namen eine Absage an deinen Kunden und entfernen den Termin. Die Adresse dafür suchen wir der Reihe nach im Termin selbst, in der Anmeldeadresse des App-Kontos deines Kunden und in den E-Mail-Feldern seiner Kundendatei. Hat dein Kunde ein App-Konto, speichern wir zusätzlich eine kurze Meldung mit Datum und Uhrzeit des abgesagten Termins, damit er sie beim nächsten Öffnen der App sieht; sie bleibt gespeichert, bis er sie wegklickt, und wird mit dem Kunden gelöscht. Dasselbe gilt, wenn du einen Termin im Programm löschst.

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Eine Weitergabe erfolgt nur an Dienstleister, die für den Betrieb nötig sind — derzeit unser Serveranbieter (Nummer 3), unser E-Mail-Anbieter für Nachrichten ohne eigenes Postfach (Nummer 9) und für die Bezahlung der Zahlungsdienstleister Stripe (Nummer 12) — sowie dann, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Backoffice-Assistent (seit 07.10.2026): Buchst du den Backoffice-Assistenten, erhält die Person, die wir dafür einsetzen (eigene Mitarbeiter oder freie Mitarbeiter), Zugriff auf die Daten der gebuchten Funktionen, um dich zu unterstützen. Sie ist vorher schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet und arbeitet nach deinen Weisungen; für Daten deiner Kunden und Mitarbeiter gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag (Nummer 10). Ohne Buchung gibt es diesen Zugriff nicht.

Webseite (seit 08.10.2026): Buchst du die Webseite S, M oder L, registrieren wir dafür eine .de-Domain bei einem deutschen Hosting-Anbieter. Inhaber der Domain ist Privadi; endet die Webseite, übertragen wir die Domain auf Wunsch an dich. Zur Webseite M gehört ein E-Mail-Postfach, zur Webseite L gehören fünf; der Anbieter speichert die E-Mails darin auf Servern in Deutschland und verarbeitet sie in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Postfächer bestehen, solange die Webseite gebucht ist; danach löschen wir sie mit ihrem Inhalt.

Nutzt du die KI-Hilfe (das Kästchen „KI-Hilfe“ oben und den Knopf „KI fragen“ in der Suchleiste), wird die Frage, die du eintippst, an den KI-Dienst Anthropic PBC, San Francisco, USA übermittelt und dort beantwortet. Übermittelt wird ausschliesslich der Text, den du selbst eingibst — keine Kundendaten, keine Rechnungen, keine Angaben aus deinem Konto. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erbringung der vereinbarten Leistung); die Übermittlung in die USA ist durch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Standardvertragsklauseln abgesichert. Die Fragen werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Anthropic löscht Fragen und Antworten spätestens nach 30 Tagen; nur wenn eine Frage als Verstoß gegen die Nutzungsrichtlinien von Anthropic erkannt wird, werden sie bis zu 2 Jahre aufbewahrt. Willst du das nicht, benutze den Knopf einfach nicht: Der Hilfebereich steht weiter als Liste bereit, und unter 0155 656 999 69 antwortet ein Mensch.

Magazin von Privadi (seit 29.09.2026): Für Entwürfe der Artikel in unserem eigenen Magazin auf privadi.de und deine-reinigungsfirma.de nutzen wir ebenfalls den KI-Dienst Anthropic PBC, San Francisco, USA. Übermittelt werden nur die Rubrik, unsere Schreibvorgaben, das Thema der Saison und die Überschriften vorhandener Artikel, keine Daten von dir, deinen Kunden oder Mitarbeitern. Für die Begleittexte unserer Social-Media-Beiträge (seit 30.09.2026) übermitteln wir außerdem Überschrift, Anriss und Text des fertigen Artikels, ebenfalls ohne Daten von dir, deinen Kunden oder Mitarbeitern. Jeden Entwurf lesen und prüfen wir, bevor wir ihn von Hand veröffentlichen.

Zusatzpaket Social Media (seit 02.10.2026, freiwillig und kostenpflichtig): Buchst du es, speichern wir auf unserem Server (Nummer 3) dein Logo, deine Farbe, deinen Leitsatz, die gewählten Plattformen, deine Texte und Überschriften, deine hochgeladenen Fotos (Aufnahmeort und Kameradaten entfernen wir), die daraus gebauten Bilder und Begleittexte sowie, wie viele Beiträge mit KI-Text du im Monat erstellt hast. Bezahlt wird das Zusatzpaket wie die Pakete über Stripe (Nummer 12). Veröffentlichst du einen Beitrag als Artikel, stehen Überschrift, Text und Foto zusammen mit deinem Firmennamen öffentlich unter mein.privadi.de und, wenn du es einschaltest, in deiner Kunden-App und in der Liste, die du per Code in deine Webseite einbindest. Beim Aufruf dieser Seiten fallen nur die technischen Angaben aus Nummer 4 an; Cookies setzen sie nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten bleiben gespeichert, bis du einen Beitrag löschst oder dein Konto gelöscht wird; nach dem Ende des Zusatzpakets sind die Artikelseiten abgeschaltet.

Social Media (seit 02.10.2026): Lässt du im Zusatzpaket die Texte von der KI schreiben, übermitteln wir deinen eingegebenen Text, deine Überschrift, deinen Firmennamen und die gewählten Plattformen an den KI-Dienst Anthropic PBC, San Francisco, USA. Trage dort deshalb keine Daten deiner Kunden oder Mitarbeiter ein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Übermittlung in die USA gilt dasselbe wie bei der KI-Hilfe. Ohne Häkchen bei der KI wird nichts übermittelt.

Kalender-Anbindung (seit 04.09.2026, freiwillig): Verbindest du in den Einstellungen deinen Apple-Kalender (iCloud), speichern wir deine Apple-ID und das dafür bei Apple erzeugte app-spezifische Passwort verschlüsselt in deinem Konto. Der Server ruft damit die Einträge des von dir gewählten Kalenders bei Apple Inc. ab und legt gebuchte Termine dort an; dabei gelangen Name, Kontaktdaten und Terminwunsch deines Kunden in deinen Kalender bei Apple. Apple ist dabei dein Anbieter, nicht unserer — für den Datenschutz in deinem Apple-Konto gelten Apples Bestimmungen. Trennst du die Verbindung, löschen wir Apple-ID und Passwort sofort aus deinem Konto; die Einträge in deinem Kalender bleiben bei Apple.

Übersetzung von Belegen (freiwillig): Hinterlegst du in den Einstellungen einen eigenen DeepL-Schlüssel und lässt einen Beleg ins Deutsche übersetzen, übermittelt der Server die Positionstexte und die Notiz dieses Belegs an DeepL SE, Köln, und ersetzt sie im Beleg durch die Übersetzung. Der Schlüssel gehört zu deinem eigenen DeepL-Konto; DeepL ist dabei dein Anbieter, nicht unserer, und für den Datenschutz dort gelten die Bestimmungen von DeepL. Ohne Schlüssel wird nichts übermittelt.

Abos von PrivadiOffice (Pakete) und die Mitgliedschaft in der Reinigungszentrale (meine-reinigungsfirma.de: Gebiete und gegebenenfalls PrivadiOffice) bezahlst du über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Limited, Dublin, Irland („Stripe“). Beides läuft über dasselbe Stripe-Konto von PrivadiOffice.

Verarbeitet werden dabei: Name, Firmenname, E-Mail-Adresse, die Rechnungsanschrift, soweit sie abgefragt wird, falls angegeben die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Zahlungsdaten (Kartendaten oder Bankverbindung für die SEPA-Lastschrift) sowie die Rechnungen mit Beträgen, Zeitpunkten und dem Stand der Zahlungen. Karten- und Kontodaten gibst du direkt auf einer Seite von Stripe ein; wir erhalten und speichern sie nicht. Bei uns gespeichert werden die Kennungen deines Kunden- und Abokontos bei Stripe, Art und Stand des Abos, die Zeitpunkte von Kündigung und Ende sowie bei der Mitgliedschaft Beginn und Ende der kostenlosen Tage von PrivadiOffice und das Enddatum einer Abbestellung.

Zweck ist die Abrechnung deines Abos oder deiner Mitgliedschaft: Einzug der Beiträge, Abrechnung von Änderungen, Erstattungen und das Freischalten nach Zahlung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir auch nach dem Ende des Vertrags für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf (§ 147 AO, § 14b UStG); Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Stripe verarbeitet die Daten teils in unserem Auftrag und teils — etwa zur Betrugsvorbeugung und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten — in eigener Verantwortung. Dabei können Daten an die Stripe, Inc. in den USA übermittelt werden. Stripe stützt solche Übermittlungen nach eigenen Angaben auf den EU-US-Datenschutzrahmen (EU-U.S. Data Privacy Framework) und auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung von Stripe: https://stripe.com/de/privacy

Apple Pay und Google Pay: Auf der Bezahlseite von Stripe kannst du auch mit Apple Pay oder Google Pay bezahlen, wenn dein Gerät oder Browser das anbietet. Wählst du einen dieser Dienste, gibst du die Zahlung dort frei. Apple bzw. Google erhalten dafür Angaben zur Zahlung, etwa Betrag und Empfänger, und verarbeiten sie in eigener Verantwortung; dabei können Daten auch in die USA übermittelt werden. Google kann diese Daten außerdem für eigene Analysen verwenden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Einzelheiten stehen in den Datenschutzerklärungen von Apple: https://www.apple.com/de/legal/privacy/ und Google: https://policies.google.com/privacy

Hast du dein Konto bei der Anmeldung als Partner in der Reinigungszentrale angelegt und die Mitgliedschaft nicht bezahlt, löschen wir das Konto 30 Tage nach der Anmeldung zusammen mit der Anmeldung im Portal, sofern es kein Abo und keine bezahlte Rechnung hat; sieben Tage vorher erinnert dich das Portal. Lehnen wir eine Anmeldung vor der Freischaltung ab, beenden wir das Abo, erstatten gezahlte Beträge über Stripe und speichern den Zeitpunkt der Erstattung.

Du hast jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung falscher Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Herausgabe deiner Daten in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)

Eine formlose Nachricht an office@privadi.net genügt.

Ausserdem kannst du dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig für uns ist der Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Otto-von-Guericke-Straße 34a, 39104 Magdeburg.

Ändert sich etwas an PrivadiOffice, das den Umgang mit Daten betrifft, passen wir diese Erklärung im selben Zug an und setzen das Stand-Datum oben hoch. Angemeldete Nutzer sehen dann im Programm einen Hinweispunkt neben dem Eintrag „Datenschutz“, bis sie die Erklärung einmal geöffnet haben.